いまさら気づいた

「Charlotteは連携しやすいのも自慢だが、やめやすいのも自慢のひとつ」
その裏に隠された“連携”できるサービスのよさ

更新日:2021年6月28日

こんにちは! もう夏間近ですね。最近はYouTubeを見ながらのエクササイズにハマっている黒澤です。

今回は、私が社内で「いまさら気づいた」と大きな声では言えないような、Charlotteの謎を解剖していきます。

事業責任者の北野さんに見られたら少し私の立場が危うくなってしまう内容となっていますが、張り切っていきましょう!

Charlotte推進室 企画チーム

安田

安田(やすだ/ワーキングコーディネーター)
入社以降ずっとCharlotte推進チームに所属。社会保険業務を勉強し、若手ながらセミナー講師を担当。

黒澤

黒澤(くろさわ)
企画イベント会社から転職し、現在入社2年目に突入。社会保険は過去に経験がなく、ただいま勉強中?

労務担当者が本来の業務に専念しやすく
給与システムとの連携とは

黒澤

最近、社内会議で「連携、連携……」とみなさん言っていますよね。
それって「給与システム会社様」とのシステム連携という意味ですよね?

なぜそんな大きな話題になっているのでしょうか?

安田

お、よい質問ですね。その通りです。

まず、ここで労務担当者様の業務のひとつ「社会保険申請」について整理をしてみましょう。

窓口申請(紙申請)やe-Gov電子申請の社会保険申請書作成では、給与管理システムやマイナンバー管理システムなどを見ながら手書きで転記している企業がほどんどです。

これは知っていますよね?

黒澤

はい、それだと手間もかかりますし、ケアレスミスの発生も高まると思います。
人間ですから。

安田

そうなります。逆に最初から記入された紙がでてきたらどうでしょうか?

黒澤

素晴らしいです!

安田

そうですよね。それが給与システムに入力をされているデータをCSVに出力してもらい、システムにアップロードすることで実現しているのが、今のCharlotteです。

ただ、このままでは給与システムからCharlotteで読み込ませるCSVを出力するために、準備が必要になってしまいます。

それを「連携」させることで準備を不要にし、さらにCSVをアップロードする手間まで省いたら、どうでしょうか?

図1
黒澤

!!!!!
労力とリスクを軽減でき、連携したことにより申請書の作成時間も短縮できますね。

安田

そうすると、労務担当者は本来の業務に専念しやすくなるのではないでしょうか。

黒澤

一方、労務業務のうち、「社会保険申請業務」は割合的には“ごく一部”と、Charlotteチームに配属したてのころに聞きました。

それら一部の業務を効率化させても、「労務担当者の業務効率化に大きな影響は及ぼさないのではないか?」と、Charlotteに対してまさかのネガティブな印象を持っていました(汗)

安田

それは問題ですね(笑)

黒澤

今は違いますよ!

近年「社会保険申請業務」が複雑化・多様化してきていることも労務担当者の本来の業務を圧迫している原因のひとつだと知り、「社会保険申請業務」の効率化は業務全体へよい影響をもたらすと感じています。

安田

そうですね、特に注目すべきポイントは法改正の多さです。その都度、申請書の内容が少しずつ変更されます。

昨年度だけでも、Charlotteで申請可能な手続きのうち、110件の変更が発生しています。

その他に、添付書類として何を付ければよいのか問題、忘れたころにやってくる年に一度の申請など……。国民が安心して働ける仕組みである国の制度に、労務担当者様は頭が抱えるという状況があるみたいですよ。

黒澤

法改正が多いですね。1年で出社する日数が260日としておよそ100件の法改正とすると……。

3日に1回のペースで申請書の内容が変更されているということになりますよね(汗)

安田

Charlotteなら、申請書の変更など法改正の対応もCharlotte側で対応するため、労務担当者様の手を煩わせず解決できるということです。

黒澤

それなら、いつも通り給与システムからデータをCharlotteにアップロードすればよい、ということですね。

CSVのメンテナンスも必要ないということも、とても魅力的です。

Charlotteに連携チームが発足!
ユーザー様の声によりスピーディに対応

安田

社会保険申請業務に特化した電子申請システム「Charlotte」と、お使いの給与システムのデータを連携し、労務担当者様の業務効率を高めようということなんです。

そのため、今期から私たちの部署に「連携チーム(開発)」が発足されましたね。

黒澤さん、知っていますか?

補足

提供される連携ツールがない場合、Charlotte側で法改正などの対応が自動で行われますが、給与システムから出力するCSVについては、どうしてもユーザー様で変更していただく必要があります。

ですが、提供される連携ツールがある場合、その部分もサポートされるため、ユーザー様は従来業務に専念できるという仕組みです。

黒澤

……。
聞いたことがあります。管理者が女性で2児のママさんなんですよね!

安田

間違いではありませんが、きちんと社内会議、聞いていましたか~?

労務担当者様の業務効率に向け、Charlotteではさらにさまざまな給与システムと連携をしていくことを目的として、「連携に特化した専門チーム」を立ち上げることを決めたみたいです。

黒澤

今までよりもユーザー様の声に対し、スピードをもって対応ができるということですね。

やはり欲しいときに早めに対応いただけると嬉しいですし、何よりも好印象ですよね。
私自身、プライベートでレストランへ行った時、スピードをもってお店の方にご対応いただけると、とても好印象を持ちます。

安田

それをCharlotte側で開発したり、給与会社様が開発したりと、労務担当者様の業務効率を高めるためのサポートを提供しています。

オービックビジネスコンサルタント様(以下、OBC様)で例えると、

  • 「給与奉行i8/i10/i11, V ERP8/10/11(オンプレミス)」= 通称:給与奉行
  • 「給与奉行i11/V ERP11(OBCクラウド)」= 通称:OBCFクラウド
  • 「給与奉行クラウド」

があります。

ひとつの給与会社様でもさまざまな給与システムを展開しているので、それぞれの特性を活かしてCharlotteが連携できるツールを個別に準備しています。

連携ツールアダプターを提供している
サービスまたはパッケージ製品の紹介(一覧)

安田

OBC様の他にも現在、Charlotteとの連携ツールやアダプターを提供しているサービスまたはパッケージ製品は表2の通りです。

これは社内会議の際、使用した資料ですね。覚えていますか?

表2
黒澤

見たことがあります。たくさんのメーカー様と連携があるのだなと改めて認識しました。

使っている給与システムをそのまま使用しながら、「社会保険申請業務」が今までより楽になるなんてことがあったら、これからも使いやすいし、何よりも便利ですね。なんか得した気分にもなりそうです。

安田

そうですね、労務担当者様の負担なく複雑化する社会保険申請業務をメーカー側がサポートしますので、労務担当者様は本来の業務に専念できるということにもつながります。

黒澤

ですが、ホームページの連携実績一覧とは違いませんか?
間違い……まさか見栄をはってる?

図2
安田

いいえ。そんなわけはありません!

表2に記載のないサービスやパッケージをお使いのユーザ様は自分達でCSVを作成されていたりします。

その方法はいくつかあり、基本的には以下の3つで対応していると聞いています。

①給与パッケージの標準機能のCSV出力機能で対応
②給与パッケージを導入したベンダ等に相談してCSV出力を開発
③給与パッケージからだしたCSVをExcelマクロ等で変換

黒澤

見栄だったらどうしようかと思いました(ホッ)

でもCSVを作成するのって難しそうな印象を持ってしまいます。私はそういうものには弱く……。

どうせなら、すべて連携してほしいです!(願望)

安田

そうですよね。そこで重要なのは、ユーザー様の声です。

実際に業務を行っている労務担当者様から「この給与システムとCharlotteを連携できないか?」「こんなソリューションを探しているんだけど」と、メーカー様や弊社へ相談していただけると実現する可能性が高まります。

黒澤

そうなんですか!?

安田

実際に、Charlotteと連携実績のある給与会社様との入り口は「ユーザー様の声」がきっかけなんです。

そして、連携が実現したシステムの多くは、メーカー様に「連携してほしい」と多くの声が集まったものです。

北野さんいわく、「ある給与システムを使用しているユーザー様が直接Charlotteへご要望いただける場合もあるが、それだけでは連携の実現が難しい」とのことでした。どうしても給与システムメーカー様の協力が必要で、そのためには多くのユーザー様からの声がないと、なかなか対応できないことが多いそうです。

黒澤

民主主義ですね!

安田

うーん、ちょっと違います。

また、ある例では、給与パッケージにも電子申請機能があるにも関わらず、Charlotteの利便性をご評価いただいて、Charlotteを連携させて使っていただいているユーザー様も多くいらっしゃいます。

黒澤

それは本当にありがたいお話ですね!

そういう方がいらっしゃると知り、労務担当者様にとって本当に「便利なもの」「Charlotteだからこそできるサービス」の提供にますます力が入りますね。

ちなみに、相談といえば……Charlotteのデザイン相談も受け付けてたりしますかね?

例えば、Charlotteのロゴをこんな感じに……とか!

安田

個人的には好きですが。受け付けていません(笑)

まとめ

私は「どんなサービスが“よいサービス”なのか?」と考え、それは「どんなシステムとも“連携できるサービス”」ということではないかと思いました。

普通の生活をしていると、「連携」という言葉は難しく聞こえるかもしれません。
ただ、見方を変えると、意外と生活の中にも「連携」しているものがどんどん増えています。

最近では、Alexa(Amazonのスマートスピーカー)に呼び掛けて部屋の電気をつけたり、カーテンを閉めたりと、スマート家電なんて呼ばれて生活になじみ、モノとモノが連携することが当たり前の時代になっています。

さまざまなサービスがあり、それらがつながることによってどんどん便利になって、気になる部分だけを別のサービスに変えられたり、選択できたりすることが当たり前になってます。

このような世の中にあって、消費者がサービスを選ぶ際に、メーカー側に大切にしてほしいのが「選べる権利」です。

似たサービスが複数あると「選べる」感じがありますが、実際には選べないことが多いんです。

電子申請システムでも「この給与システムとはつながらない」は選べない理由のひとつですね。また、「一度つながると切り離せない」や「使うとやめられない、変更できない」というのも、今は選べても、次を選べないという「選べる権利」を失うことにつながります。

北野さんが「Charlotteはつながりやすいのも自慢だが、やめやすいのも自慢のひとつ」ということを言っていて、「やめやすいのは問題なのではないか? 大丈夫かな北野さん?」と最初は思っていましたが、連携について勉強することで、この言葉の意味がようやくわかりました。

さまざまな電子申請サービスがある中で、常にユーザー様が最適のサービスを「選べる権利」を持ち、Charlotteを選び続けていただければと思っています。

最後に、このサイトに対する評価や義務化以外のご質問も受け付けていますので、お問い合わせフォームからお気軽にコメントいただければ幸いです!

最後までお付き合いありがとうございました!
引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。