電子申請の義務化が追い風

── Charlotte（シャーロット）導入までの経緯をお聞かせください

当社では子会社と関連会社の社会保険業務をまとめて処理しているため、その処理件数は非常に膨大でハローワークへ出向く手間や時間にも課題感を抱えていました。

私は中途採用で入社したのですが、前の職場では電子申請が導入されていたため、約1万人もの従業員の手続きを紙ベースで行なっていることに愕然としました。電子化すれば書類作成やハローワーク訪問などの業務工数が大幅に削減できると考え、システム化に向けて独自に情報収集を始めました。

その一方で、費用の規模が大きいため経営層をなかなか説得できず、難しい状況が続いていた中、追い風となったのが電子申請の義務化です。経営層へ稟議を上げやすい絶好のタイミングでした。

電子申請の義務化そのものを知らない経営層も少なくなかったため、まずは計画書の作成から着手し、資本金1億円を超える企業が義務化の対象であることや、導入に向けたスケジュールなどをまとめました。当ホールディングスで義務化の対象となるのは名糖運輸とヒューテックノオリンのみでしたが、全グループ会社の社会保険申請を一部署で行なっているため、全グループ会社に導入することが理想的であることも明示しました。

さらに計画書では行政機関が提供する無償の電子申請システム（e-Gov）と、民間企業が提供する有償の電子申請システムそれぞれのメリット・デメリットを取り上げ、無償の電子申請システムはコストがかからない一方で、処理件数の多い企業には不向きであること、企業の業務効率化にはつながりにくいことを示し、有償の電子申請システムの方が最適であると経営層を説得できたと思います。

20社から厳選したのがCharlotte

── 電子申請システム選定にあたり、どのように情報収集されたのでしょうか？

インターネットで「社会保険電子申請」というキーワードで検索し、複数の電子申請システムが比較できるサイトで情報を集め、以下の項目でスクリーニングを行い比較しました。

• 当社と同規模のホールディングス企業への導入実績
• 社労士法人向けではなく、一般法人向けの仕様
• ハード的なメンテナンスが不要なクラウドシステム
• 他社給与システムとの連携実績
• 売り切りシステムではなく、保守サポートもあること
• 法定以外の電子申請書類が充実し、業務効率を図れること
• 極端にコストが高くないこと

スクリーニングの結果、上記の項目を全て満たすシステムがCharlotteともう1社の電子申請システムとなり、2社を徹底的に比較したという形です。

決め手の一つは、電子証明書不要な業務スタイルへの変化

──2社ある中、Charlotteを選定されたポイントは何でしたか？

当社は全グループ会社の手続きを1部署でまとめて処理しているため、全グループ会社の手続きが1つのシステムアカウントで管理・運用ができることに利便性を感じ、選定しました。もう1社の電子申請システムは企業ごとでシステムアカウントが発行されるため、当社には不便と捉えました。

さらに、「Charlotteキー」^※の使い勝手の良さも決め手となりました。Charlotte導入前の電子証明書は電子申請の都度、グループ会社ごとに電子証明書を切り替えて申請書に添付していましたが、全グループ会社の電子証明書を１つのファイルのようなものに変換させ、申請する会社に紐づき、自動でCharlotteが電子証明書を振り分け、添付してくれるので日々の業務で大きなインパクトをもたらしてくれるに違いないと感じていましたね。

※「Charlotteキー」とは、特許を取得しているCharlotte独自のものです。電子証明書情報をCharlotteキーに1度取込むことで、申請の都度、電子証明書を添付する必要がありません。また、Charlotteキーは独自の暗号化により保護されているため、Charlotte以外での利用はできず、紛失時のリスクがありません。

また、ユー・エス・イー様の営業ご担当の対応が大変丁寧だったのも印象的でした。「申請手続きの稼働時間比較」「生産性比較結果」として資料を作成いただけたことで、経営層にも効果的にアピールできたと思います。

グループ会社で異なる人給システムのCSVフォーマットの読込みが可能に

── Charlotteの導入決定後はいかがでしたか？

これまで名糖運輸とヒューテックノオリンで異なる人事給与システムを使用していたため、Charlotte導入にあたり２つの人事給与システムを統合させたいという課題が生じていました。無理を承知でユー・エス・イー様に相談したところ、2つの人事給与システムでもCSVデータの読み込みができるように標準機能として対応いただけることになり、非常にありがたかったですね。当社の困り事に寄り添えてもらえたと実感しました。

「工夫次第で色々なものが解決できる」実務担当者の意識が変わった

── Charlotteを導入され、特に効果を感じたことをお聞かせください。

大きな効果としては4つあります。

1つ目は、公文書の管理が楽になったことです。紙ですと現物を管理しなければいけないので、保管場所も相当なスペースが必要でしたが、データ保存が可能になったことで、管理の手間が激減したのもメリットに感じます。結果としてペーパーレス化に繋がりました。

2つ目は、属人化をなくせたことです。以前は申請を行なった本人でなければ分からないことが多々ありましたが、今では申請の進捗状況が一目で確認ができるので、申請作業者が突然の休暇となっても他のメンバーがスムーズに対応できるようになりました。

３つ目は、残業時間の短縮です。申請が集中する時期は、深夜まで残るメンバーも目立ちましたが、今では遅くとも21時には全メンバーが帰宅できています。労務部の人員は導入前より減っているものの、以前と同じ業務量をこなせているので、業務効率は確実に向上していると言えるでしょう。

４つ目は、メンバー自身が仕事の効率化を考え、改善するようになったことです。従来の業務が大幅に改善されたことで、「工夫次第で色々なものが解決できる」と各メンバーが認識したと見受けられます。データ入力ひとつとっても、導入前よりも効率性を意識して行うメンバーが増えましたね。

── Charlotteのスムーズな運用に向けて、何か取り組みは行われましたか？

全面的な運用スタート前にテスト環境を用い、ひと通りの申請を行うなど基本的な操作を学び、労務部内で勉強会を実施しました。当初は抵抗を感じていたメンバーもいましたが、20代、30代前半と若手が多いので飲み込みが速く、教育にあまり手間を取られなかったという印象です。

── Charlotteのサポートセンターは利用されていますか？

導入当初は何度か連絡させていただきましたが、最近はほとんど利用していません。バージョンアップに伴い画面は少しずつ変わっているものの、直感的に操作できるUIのおかげで、スムーズに扱うことができるからこそと思っています。

これからも使いやすいUIを期待

── Charlotteに今後、ご期待いただけることがあればお聞かせください。

導入からCharlotteは何度かバージョンアップされていますが、どんどん使い勝手が良くなっていると実感しています。労務部のメンバーも問題なく使いこなせている様子です。ユー・エス・イー様はシステムの改修にあたり“ユーザーファースト”を重視されていると聞きますが、今後もその点を継続していただきたいですね。

組織を変え、仕事の改善を目指すには、管理者の率先した行動が重要

── Charlotte導入を振り返り、気づかれたことを教えてください。

当社の場合、Charlotte導入が実現できたのは、経営層に的確にアピールできたことがカギとなりました。とはいえ、システムの導入について経営層の理解を得るのは簡単ではありませんでした。明確な費用対効果を求められる中、年間数百万のコストメリットを示すために徹底的に費用対効果（工数分析・他社比較）の検証を行いました。これは改めて自分たちの作業や仕事の価値を見直しできるいい機会でもありました。

こういう見直しや改革はメンバーレベルというより、管理職レベルが率先して動かないといけない、いわゆる管理職の義務なのではと思いますね。

このような状況の中、導入によるメリットや必然性を経営層にしっかりアピールできたことが成功のポイントになったと考えます。