工事ごとの労働保険（労災）申請をトップダウンで電子化
義務化領域を超えたDXを業界に先駆け推進

郷門様　当社では2017年から全社全業務の電子化を目指すプロジェクトを実施しており、主要事務システムの刷新や業務の見直しを進めています。有期の建設事業（工事）ごとに発生する労働保険（労災）申請の電子化も、そうした社内DX推進の一環として行いました。

中でも課題感が強かったのが承認フローにおける「脱ハンコ」「ペーパーレス化」です。労災関係の申請は社外取引文書に当たるため、全国7本支店から大阪本店、本社総務部までさまざまな部門での決裁が必要になります。従来のアナログの決裁ではどうしても時間がかかり、進捗管理も煩雑になるため、電子化による効率化を進めたいと考えていました。

さらに2020年4月には建設工事における一括有期事業(*)の電子申請が義務化されたことも後押しし、一括有期事業はもとより、その条件に当てはまらない単独有期事業も含めて電子申請化できるよう、システム再構築、業務刷新を決めたのです。

*有期事業のうち、一工事の請負額が1億8,000万円未満、かつ、概算保険料額が160万円未満の事業。

村上様　一括有期事業、単独有期事業を問わず、アナログの申請業務は申請担当者にとっても作業負荷が大きく、電子化・効率化は急務だと感じていました。

工事を行う際には建設現場の作業所ごとに労働保険（労災）申請をする必要がありますが、作業所の数が合計300ほどと非常に多いため、申請作業は作業所を管轄する各本支店の安全環境部担当者が集約して行っています。以前は、各作業所の工事担当者から提出された工事概要に基づき、安全環境部の担当者が手書きで書類を作成しており、大阪本店まで決裁を回して代表者の捺印をした上で、労働基準監督署などの行政機関に郵送する、という業務の流れになっていました。

この一連の申請業務にかかっていた時間は、1件当たり実に約80分。私が所属する大阪本店では毎月20件程度の単独有期事業が発生しているため、申請業務だけで月26時間以上かかっていた計算になります。

こうした申請業務の電子化により、現場の負担軽減、生産性向上にもつながると期待していました。

脱ハンコを実現する承認フロー機能と建設事業への対応性が
「Charlotte」導入の決め手に

中畑様　サービス選定時には、一括有期事業と単独有期事業のどちらの電子申請にも対応可能なものを探すのに一苦労で、「Charlotte」を含めて2社での比較検討となりました。最終的には、私たちが特に実現したかった脱ハンコを実現する「承認フロー」機能が決め手になり、「Charlotte」の導入を決めました。

導入決定後はトライアル環境でテスト運用を行い、細かな改修や現場へのレクチャーを実施したのちに、2021年4月より本格稼働。ユー・エス・イー担当営業の丁寧なサポートもあり、スムーズに導入できたと感じています。

村上様　「Charlotte」は画面も操作性も直感的で、申請担当者としてもそれほど苦労なく使いこなせると感じました。特によいなと思ったのが「申請管理シート」機能です。紙申請をしていたころは、工事ごとにPC上で一つひとつフォルダを作成していました。紙申請用紙をスキャンし、フォルダに保存する手間がかかっていました。それに加えて、A申請書は提出済み・B申請書は未提出と毎月数十件の工事申請を管理する大変さもありました。

ですが、この「申請管理シート」機能のおかげで工事ごとのシート（フォルダのような機能）を自動作成する機能や各申請書の提出状況が一目でわかる機能もあるので書類の保管管理や進捗管理がとても楽になりました。

書類作成～申請にかかる時間が80分→40分に
「予約申請機能」で提出遅れ・漏れも防止

村上様　申請担当者として感じる「Charlotte」導入のもっとも大きな成果が、作業時間の短縮です。導入前は単独有期事業のたびに約80分かかっていた申請作業が、導入後は体感で約40分と、半分ほどの時間で済むようになりました。

また、電子申請化によってシビアな申請期間にも余裕を持って対応できるようになりました。例えば「保険関係成立届」の場合は着工日から10日以内となっていますが、工事情報はギリギリまで決まらないことも多く、期日直前まで申請ができないケースも少なくありません。「Charlotte」導入以前は、期日に間に合わせるために速達で送ったり、直接労働基準監督署の窓口に持って行ったりもしていましたが、導入後はその必要もなくなりました。

一方、着工日のかなり前に情報が確定しているときは「Charlotte」の「予約申請機能」が重宝しています。着工日前には書類の提出を受け付けてもらえないため、これまではアナログでリマインド管理をしなければなりませんでしたが、同機能のおかげで受付期間になったら自動で申請できるようになりました。業務負荷が軽減されただけでなく、申請の遅れ・漏れも防止できるようになり、法令順守体制を強化できた点でも重要な成果だと思います。

郷門様　デジタル室としては、社外取引の電子化に向けて大きく前進できた点を評価しています。たとえ社内で脱アナログを進めても、社外取引で紙やハンコが残っていては、電子化のメリットを最大限享受できません。ゆくゆくは取引先や協力会社なども巻き込み、契約書や請求書なども電子化していきたいと考えていますが、なかなか難しいのが実情です。そうした中、「Charlotte」でまずは行政に対する書類の一部を電子化し、その結果、業務の平準化、スピードアップという確かな成果を上げられたことに、大きな意義を感じています。

電子申請は社外取引の電子化にも直結
DXパートナーとしてのユー・エス・イーに期待

中畑様　「Charlotte」は当社に非常にマッチしていますし、ユー・エス・イー担当者の問い合わせ対応、トラブル解決も迅速で、とても頼もしく感じています。今後も「Charlotte」を最大限活用していきたいと思いますので、ユーザーにとってさらに使いやすいシステムへと進化できるよう、私たちからも積極的にリクエストを出していきたいです。

村上様　今回の単独有期事業への対応など、単純な電子申請義務化対応から一歩踏み込み、ユーザーが求める機能を先駆けて実装しているのが「Charlotte」やユー・エス・イーのよさだと感じます。建設業には労災関係以外でもまだまだアナログな申請が多くあるため、ぜひそれらの電子化の道も開いていただけるよう、期待しています！

郷門様　建設業は「働き方改革関連法案」の猶予期間が2024年3月で終了します。将来的な労働力不足に備えるためにも、またグローバル化の波に乗るためにも、電子化による業務改善と生産性の向上は不可欠です。そのためには当社内だけでなく建設業界全体、さらに業界を取り巻くあらゆる企業も巻き込んで電子化していかなければなりません。

そうした同社DXが目指す世界観に、「Charlotte」導入でぐっと近づけたと感じています。電子化の推進には、課題を的確に解決できるシステムと信頼できるパートナーの存在は非常に大きいと感じています。ユー・エス・イーには引き続き、当社のDXパートナーとして伴走してほしいと思います。