システムを入れさえすればよいと思っていると、大変なことに！

2020年4月から、資本金が1億円を超える企業などを対象に、社会保険・労働保険の一部手続きの電子申請が義務化されます。「今まさに、申請システムの選定を行っているところだ」という企業も少なくないでしょう。ただ、そういった企業にお話を伺うと、「4月（または、4月以降に開始される新年度）までにシステムを導入すればいいだろう」と、のんびり構えている企業が多いように感じます。

電子申請の準備は、システムを入れて終わりではありません。専門家の解説などでもあまり指摘されていませんが、実は、システムの導入以外にもやっておくべき準備が多くあるのです。

添付書類を電子化するフローやルールは明確になっているか？

例えば、電子申請をする際には、一緒に提出する添付書類も電子化する必要があります。これまではコピーをすればよかったわけですが、だれかが電子化（例えばPDFファイル）して準備する必要があります。
「PDFにするなんて簡単だ」と思われるかもしれませんが、すべての事業所にPDF化する機器があるか、従業員がその操作方法を知っているかを確認されましたか？
事業所のコピー機にその機能がなく、設備投資もできないとしたら、本社にコピーを郵送してPDF化する必要がありますが、そのフローの整理や決定、マニュアル化等も必要になる可能性があります。

PDF化したファイルをどのように管理するかも、ルール化しておく必要があります。
それらの保管場所やファイル名を決めて管理をすることはもちろんの事として、保管期間も決めておくことも重要になります。

マイナンバーの取り扱い、公文書の保管……見落としがちな課題がいくつも！

マイナンバーの取り扱いについても、検討が必要です。
マイナンバーは、マイナンバー取扱担当者がマイナンバー取扱エリアで作業をし、持ち出す際にはその書類に目隠しシールを貼るなど、厳格に管理されていると思います。
では、電子申請をする際にはどのように対応するのでしょうか？
雇用保険ではマイナンバーの記載が必要な手続きがありますが、その記載のために、インターネットにつながるパソコンをマイナンバー取扱エリアに設置するのか、社会保険の担当者全員をマイナンバー取扱担当者として触らせるのか……「そんなことまで考えていなかった！」という企業が多いのではないでしょうか。
電子申請ソリューションを使った自動連携ができれば解決しますが、必ずしもご利用中のマイナンバー管理ソリューションが対応しているとも限りませんし、まだまだExcel等で管理されている企業も多いでしょう。このような場合は、なるべくマイナンバーを利用せず、申請できるようなフローの整理が必要となります。

電子申請をした結果、申請先の行政機関から発行される公文書等についても、電子ファイル（主にPDFファイル）で受領する事になりますので、保管方法を決めておく必要があります。
今まで通り、紙で印刷をして保管する手段もありますが、電子ファイルをそのまま保管する方法も考えられます。このような場合は年々増える保管量を考慮しながら保存場所（HDDなど）の増設も考える必要があるかもしれません。
また、各種通知書類を本人に渡す手段も、意外に検討が抜け落ちてしまうポイントです。印刷して渡すのか、メールで送るのか。
メールで送るほうが簡単そうに思えますが、離職した人にメールで送るためには、既に会社のメールアドレスは削除されているのが一般的ですので、個人のメールアドレスを管理しておかなければなりません。さらに、メールアドレスが変更されて届かない場合の考慮も必要になってきます。

特に、支社や支店が多く担当者が一か所に配置されていない場合には、業務ルールを決めて運用を行なわないと大変な混乱をもたらすことになりかねませんのでとても重要です。

ぶっつけ本番ではマズい！ 一刻も早く準備を

今回は、多くの企業で抜け落ちている代表的な課題をご紹介しましたが、検討すべきテーマは企業によって異なります。「電子証明書を用意する」といったことは皆さんご存知ですが、こういった細かな運用面はシステム会社もあまり教えてはくれないと思いますので、課題が隠れていることに気づかれていない企業がたくさんいらっしゃいました。
いざ電子申請を導入してから、「あれっ、ここってどうなっているんだっけ？」という疑問が出てきても、計画なく紙申請を併用しますと、さらに管理面でのさまざまな混乱が発生することがあります。

このようなことに早くから対処の必要性を考えられた企業は、電子申請の義務化の噂の段階でスタートを切り、1年以上も前から着々と準備を進めています。
最近では、電子申請の導入支援や内製化コンサルティングを行う社会保険労務士も増えています。「準備が間に合わない」「自分たちでは整理しきれない」という場合は、そうした専門家のサポートを受けるのも一つの方法でしょう。

「電子申請システムを入れればいいだろう」とだけ考えるのが、いかに準備不足か、おわかりいただけたでしょうか。
一刻も早く導入するソリューションを決め、トライアルを通して課題を洗い出し、運用ルールを整備したうえで義務化に備えていただきたいと思います。