プロが教える! 電子申請導入のポイント

第2回
「義務化対象外」だから検討は必要ない?
中小企業が電子申請を行うメリット

  • #電子申請義務化
  • #電子申請システム
  • #中小企業
  • #業務効率化

公開日:2020年7月24日
更新日:2021年8月6日

ここがポイント!

  • 義務化対象の企業でなくても、導入メリットがある
  • 労務担当者の働き方の改善に大きな役割も
  • 中小企業でも業務効率化やリスク低減などの効果が期待できる

目次

  1. 社会保険の電子申請は行政のため?
  2. 電子申請システムの導入で大幅な時間短縮が可能
  3. ほかにもたくさん! 電子申請の定性的なメリット
  4. 中小企業も前向きに電子申請の検討を

社会保険の電子申請は行政のため?

今回、社会保険の一部手続きの電子申請が義務化されたのは、資本金が1億円を超える企業などに限られます。
そのため、義務化の対象でない中小企業の多くは、「うちには関係ない」と、従来通りのやり方で申請手続きが行われております。 義務化の対象である大企業でさえ、電子申請のために初期投資が必要となることに不満を感じているくらいですから、無理もありません。 「電子申請の義務化は行政のため。やらずに済むならやりたくない」と考えているのです。しかし、本当にそれでよいのでしょうか。
実は電子申請には、企業の側にも大きなメリットがある――今回はそんなお話をしたいと思います。

電子申請システムの導入で大幅な時間短縮が可能

電子申請の一番のメリットは、なんといっても申請作業にかかる時間を短縮できることでしょう。
行政窓口に出向く必要がなく、書類作成の手間も軽減され、作成時のミスも減らすことができます。 e-Govを直接利用した場合は、入力の手間もかかり、時間削減効果はさほど見込めませんが、 API対応ソフト(Application Programming Interface。自己のソフトウェアを一部公開して、他のソフトウェアと機能を共有できるようにしたもの)など有償のソフトを利用すれば、作業時間を大幅に短縮できます。

ほかにもたくさん! 電子申請の定性的なメリット

電子申請には、時間短縮以外にもいろいろなメリットがあります。そのうちのいくつかをご説明しましょう。

管理情報の共有

例えば、「健康保険関係は本社でまとめて手続きをするが、雇用保険は各支社で行う」という会社もあるかと思います。
新入社員の入社時の手続きは、双方が足並みをそろえて行う事が多く、あまり申請が漏れることはないかと思いますが、中途入社の場合、コミュニケーションミスにより健康保険と雇用保険のどちらかの申請が漏れやすいと伺います。担当やロケーションが異なるので、「この人の入社に関する手続きは全部終わったのか?」という観点での情報整理を行わず、見落しがちになるようです。
のような場合も、情報整理機能を持った電子申請システムを導入していれば、入社というライフイベントを社員で横串を通すような管理が可能となり、手続き漏れの防止にもつながります。

属人化排除

労務業務では、企業規模に関わらず、属人化が起こりがちな業務です。特に“生き字引”のような労務担当者がいて、「その人でないとわからない」ということがよくあると引継ぎに大きな課題が発生します。その人が十分な引き継ぎをしないまま退職してしまったらどうなるでしょうか。これは企業としては潜在的なリスクと言えます。
これの課題の解決策の一つとして、考えられるのが「電子申請の導入」です。実際に“生き字引”の方が様々な手続きに応じた社内マニュアルを作成できれば良いとは思いますが、かなりの稼動と時間が必要になるでしょう。
電子申請が導入されていれば、「昨年度の新入社員の手続きにどのような申請を行ったのか?」「あの特殊な事例の場合にどのような手続きを行ったのか?」等、過去事例を簡単に引用できたり、「どんな時にどのような添付書類が必要なのか」等の支援機能等の利用により業務知識がまだ少ない担当者でも、業務の引継ぎの容易さは格段に違ってきます。

作業時間の融通

申請業務は行政に定めにより提出期日が厳しく定められております。その為、労務担当者は効率的に作業を終わらせる事が難しくなっています。仮に4月30日に社員が退職したとすると、労務担当者は、5月10日までに雇用保険の資格喪失届をハローワークに提出しなければなりません。10日を過ぎてしまうと、失業保険の払い出しが遅れるので、行政から指導を受けることがあります。
上記の期日ですと、労務担当者はゴールデンウィークに長期連休を取ることができません。e-Govを使っても5月1~10日の間に申請ボタンを押さないといけません。
その課題をクリアできる電子申請システムを導入していればどうでしょうか?都合の良いタイミングで申請作業ができるようになり、効率化も容易です。また、これらは労務担当者の働き方の改善に大きな役割をもたらす事ができるでしょう。

中小企業も前向きに電子申請の検討を

電子申請システムを導入する場合、ソフト代以外にも業務の整理など含め、「初期投資」がどうしても必要になります。ただ、当社製品に限らず、どこの会社の製品も、実際に得られるメリットを考えれば費用対効果は十分に高いと言えるでしょう。

よく費用対効果性で言われますのが、「1申請あたりの工数の比較」です。その場合の稼動だけ見てみると、電子申請導入費用の方が高くみえる可能性はあるでしょう。ただ、この工数には「作業時間の融通」や「管理情報の共有」「属人化排除」などの恩恵は一切考慮されない数字となります。今回例として挙げなかったマイナンバーリスクも含まれるかもしれません。実際の効果性は様々な側面でみるものであり、決して1回の手続きの工数だけで見えるものではありません。
また、現時点(2020年4月)では、義務化の対象でない企業だとしても、将来的には義務化対象範囲が拡大され、中小企業にも電子申請が義務付けられる可能性もあると言われております。
今回ご説明したように、業務効率化やリスク低減などさまざまな効果が期待できますので、「うちは義務化ではない為、関係ない」ではなく、一度効率化について導入を検討されてはいかがでしょうか。

Charlotte(シャーロット)とは

社会保険・労働保険の電子申請を
効率よく簡単におこなえるソリューションです。

2017年6月、行政手続コストを削減するため、厚生労働省は特定の法人に対して社会保険・労働保険に関する一部の手続きにおいて電子申請を義務化すると発表。2020年4月1日以降に開始する特定の事業者の事業年度から、電子申請の義務化が適用されます。

※ 資本金などの額が1億円を超える法人、相互会社、投資法人、特定目的会社が対象

導入などについてのご相談を
無料でお受けしています。

導入やトライアルのご相談はこちら

お電話でのお問い合わせ

受付時間:平日 9:00〜17:00
株式会社ユー・エス・イー Charlotte(シャーロット)推進室

※「Charlotte」はユー・エス・イーの登録商標です。(登録商標第5980282号)

※「Charlotte」の開発会社である株式会社ユー・エス・イーは社会保険システム連絡協議会に加盟しています。
「社会保険システム連絡協議会」とは、総務省行政管理局及び厚生労働省等と、社会保険・労働保険関係手続きの電子申請が可能なソフトウェアを開発・販売・サポートする社会保険システム業界との窓口として、相互の事務連絡、情報交換及び協議等の円滑化を図り、社会保険行政の円滑な執行に資することを目的とした団体です。

※ 総務省 e-Gov最終結合試験合格
総務省の最終試験は、民間事業者が開発したソフトウェアを使用してe-Gov電子申請システムが正常作動確認することを目的としております。民間事業者が開発したソフトウェアの正常動作の確認を目的とするものではありません。

導入やトライアルのご相談はこちら