プロが教える! 電子申請導入のポイント

第9回
妊娠・出産・育児を迎える従業員が発生したら?
実は行わなければならない手続きがたくさんあります。

  • #給付金
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  • #日本年金機構
  • #保険料免除

公開日:2021年2月26日
更新日:2021年8月23日

ここがポイント!

  • 妊娠・出産・育児に関する手続きは最大で10以上の手続きが発生
  • 様々な手続きが発生するライフイベントでは申請の進捗管理が作業効率を左右する
  • Charlotteなら、健康保険組合への電子申請も楽々

社会保険労務士法人アールワンの西嶋です。

妊娠・出産・育児を迎える従業員が発生すると会社と本人双方で多くの手続きが発生します。

状況により個人差はありますが、10以上の手続きが発生し、手続きごとに提出先も市区町村、ハローワーク、健康保険組合、年金事務所と多岐にわたり、複雑です。

今回は妊娠・出産・育児に関する手続きについてお伝えします。

目次

  1. 1. 妊娠・出産・育児に関する手続きの全体像
  2. 2. 育児関連手続きに関する電子申請の対応と注意事項
  3. 3. 様々な手続きが関わるライフイベントでは進捗管理が大切

1. 妊娠・出産・育児に関する手続きの全体像

妊娠・出産・育児というライフイベントではそれを支援する多くの手続きが発生します。(休業、保険料免除、給付金等)

その支援制度を受けるためには様々な手続きがあり、会社と従業員の役割も複雑です。

図1で全体像をご確認ください。

図1

どのタイミングでどの手続きが発生するのか事前に把握しておけば、会社と従業員の方も安心です。

2. 育児関連手続きに関する電子申請の対応と注意事項

実際にどんな手続きがあるのか表1のリストをご確認ください。
※ 表1の番号は図1の記号とリンクしています。

表1

このように、多くの手続きがあることがわかります。

最近では、健康保険組合へからマイナポータルから電子申請ができるようになりました。
電子申請を行なえば、24時間いつでも申請可能となり、役所に出向く時間や郵送コストも削減が可能です。とても便利です。
※ 出産手当金や出産育児一時金などの申請は残念ながら紙での申請となります。

ですが、ここで注意点があります。
現在、e-Govのように申請画面が用意されておらず、Charlotteのような民間企業が提供している有償ソフト(以下、APIソフト)の導入以外電子申請に対応できる方法がないということです。
※ 全国健康保険協会はマイナポータルを経由し「届書作成プログラム」から電子申請が可能です。

では現在、APIソフトはどのくらいあるのでしょうか?
厚生労働省が発行している4.健康保険組合向け電子申請ソフトの対応状況についてをご確認ください。

ここでも注意点があります。
現在、APIソフトの多くが、表1で電子申請可能にもかかわらず健康保険組合へ提出できないことがあります。
その結果、「産前産後休業取得者申出書や育児休業取得者申出書」を電子申請したくてもできないAPIソフトがあるのです。

◆Charlotteの場合◆
合計11種類の手続きを健康保険組合へ提出できます。
※詳細は、CharlotteHP「Charlotte Kenpo」を参照ください。

多くの手続きを電子で完結できるということは、業務の効率が格段にアップします。
”義務化だから電子申請”をするのではなく”業務の効率化を目指した電子申請”ができる電子申請ソフトがCharlotteなのかなと思っています。

今回の妊娠・出産・育児で発生する手続きはCharlotteの場合、表2の通りとなります。

表2

Kenpo Plusにより、様々な健康保険組合へも電子申請が可能となりました。
また健康保険組合に対する電子申請はGビズIDの取得が必要ですが、Charlotteから電子申請をする場合、不要です。

+αポイント1

市区町村で行う手続きは様々あり、普段申請に不慣れな従業員ですと迷われることが多いと思いますが、内閣府が提供している「ぴったりサービス(マイナポータル)」では子育てに関する手続や介護・医療の手続きが地域ごとに可視化され、検索がスムーズになっています。

また、市区町村の窓口で行うのがほとんどだった手続きが電子申請で対応している手続きもあります。
※対応可能手続きについては市区町村により異なりますのでご注意ください。
※申請にはマイナンバーカード発行、マイナンバーが読みとり可能なカードリーダー、マイナポータルAPインストール済みのスマートフォンが必要です。

従業員が行うべき手続きを会社から従業員の方に電子で申請する方法もあることを伝えることができれば、従業員の方に大きなメリットになります。

また、ぴったりサービスでは労務担当者様にもメリットがあります。

従業員の方が保育園への入園申込みを行う際、会社は就労証明書の作成が必要となります。
ぴったりサービスには「就労証明作成ツール」があります。フォームに従って入力していくと就労証明書の作成が可能です。
従来だと紙のフォームに直接記載するか、分かりずらいフォームに入力を行う必要があったため、非常に便利なサービスです。

3. 様々な手続きが関わるライフイベントでは進捗管理が大切

会社が行う出産・育児関連の手続きですが、手続きごとに提出先もハローワークや健康保険組合・年金事務所と様々あり、多くの手続きが関連するライフイベントでは申請の漏れがないことを確認することは決して楽ではありません。

◆Charlotteの場合◆
申請の計画を立てて、実際に申請が行われたかどうかの状態が俯瞰的に確認できる機能があります。
手続きをマトリックス表形式で見える化しており、社会保険と雇用保険で担当が違うような場合でも包括して管理が可能になります。

また、電子申請が出来ない手続きに関してもCharlotte画面1に追加する事が出来ますので別エクセル等で管理する手間はありません。
管理がとても楽になります。

Charlotte画面1

私たちの働き方や申請業務の煩雑化の解消ができる機能がたくさんあり、助かっています。

まとめ

妊娠・出産・育児を迎えると多くの手続きが発生しますが、電子上で管理を行い、申請も電子行えば従来に比べて業務負担を軽減することができます。

また、従業員本人が行うべきも手続きもぴったりサービスなどを利用することで、役所に出向く必要がなくなるので、今後、大きなメリットになりそうです。

社会保険労務士法人アールワン 様
東京都千代田区麹町1-3 ニッセイ半蔵門ビル3F
TEL 03-5215-1361 / FAX 03-5215-1381
契約社数約140社(2020年4月時点)
スタッフ数12名
ホームページ: https://www.office-r1.jp/

Charlotte(シャーロット)とは

社会保険・労働保険の電子申請を
効率よく簡単におこなえるソリューションです。

2017年6月、行政手続コストを削減するため、厚生労働省は特定の法人に対して社会保険・労働保険に関する一部の手続きにおいて電子申請を義務化すると発表。2020年4月1日以降に開始する特定の事業者の事業年度から、電子申請の義務化が適用されます。

※ 資本金などの額が1億円を超える法人、相互会社、投資法人、特定目的会社が対象

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※「Charlotte」の開発会社である株式会社ユー・エス・イーは社会保険システム連絡協議会に加盟しています。
「社会保険システム連絡協議会」とは、総務省行政管理局及び厚生労働省等と、社会保険・労働保険関係手続きの電子申請が可能なソフトウェアを開発・販売・サポートする社会保険システム業界との窓口として、相互の事務連絡、情報交換及び協議等の円滑化を図り、社会保険行政の円滑な執行に資することを目的とした団体です。

※ 総務省 e-Gov最終結合試験合格
総務省の最終試験は、民間事業者が開発したソフトウェアを使用してe-Gov電子申請システムが正常作動確認することを目的としております。民間事業者が開発したソフトウェアの正常動作の確認を目的とするものではありません。

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