プロが教える! 電子申請導入のポイント

第14回
従業員手続きはマイナンバーの記載が必要です。
運用方法を見直すことで手間が軽減されます!

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公開日:2021年7月29日
更新日:2021年8月10日

ここがポイント!

  • 手続き申請にはマイナンバー記載が必要な手続きあり
  • マイナンバーを提出することで手続き時に添付資料が削減できる
  • Charlotteなら、一度もマイナンバーに触れない申請が可能

社会保険労務士法人アールワンの西嶋です。

平成30年5月から雇用保険の申請手続きにマイナンバー(個人番号)の記載が必要となっています。

このマイナンバーは、個人情報よりも使用制限が厳しい「特定個人情報」に該当しますので、従業員の方に提出してもらったマイナンバーをどのように運用していくか悩まれているかと思います。

今回は手続き申請時のマイナンバー運用についてお伝えします。

目次

  1. 1. 従業員手続きにはマイナンバーの記載が必要
  2. 2. マイナンバーの手続き時の運用はどのように行うのがよいか
  3. 3. マイナンバーを記載(届け出)すると不要になる添付書類

1. 従業員手続きにはマイナンバーの記載が必要

マイナンバーを記載する主な手続きは表1の通りです。

表1

雇用保険の手続きに関してはマイナンバーの記載は必須となります。

※ 手続き申請時に従業員の方から提出がない場合、備考欄に「従業員から未提出」などを記載すれば、手続き受理は可能ですが後日、個人番号登録・変更届または、個人番号登録届出書(連記式)の提出が必要です
マイナンバーを記入できない理由を記載しないと手続きが返戻になりますので注意しましょう。

ここで、マイナンバー記載で気を付けないといけない落とし穴をお教えいたします。
雇用保険被保険者転勤届など、マイナンバーを記載する欄がない手続きが存在します。
マイナンバーを提出できない旨や「マイナンバー届出済み」と備考欄などに記載してください。

2. マイナンバーの手続き時の運用はどのように行うのがよいか

ここからは現状、多くの企業で行われているマイナンバー手続き申請時の運用をお話していきます。

窓口申請(紙申請)や電子申請(e-Gov・届書作成プログラム)の場合は、
「マイナンバーがあるので必然的に社員であるマイナンバー取扱い担当者(正社員)しか記載ができない。」
ということに多くの企業が頭を抱えているのではないでしょうか?

現実的な解決方法は・・・
①普段はマイナンバーを記載せずに申請を行い、一定期間に別にまとめてマイナンバーのみを登録する手続きで運用回避を行う
②マイナンバーの記載を人の手を介さず、自動化する

①普段はマイナンバーを記載せずに申請を行い、一定期間に別にまとめてマイナンバーのみを登録する手続きで運用回避を行う

この解決方法はどの申請手段でも対応が可能です。
一定の時期を決めて個人番号登録・変更届または、個人番号登録届出書(連記式)をハローワーク・健康保険組合へ提出を行う方法です。

例えば、入社時
パートタイム従業員が「個人番号提出予定」とした資格取得届を作成。
マイナンバー取扱い担当者(正社員)が2か月に1度まとめて個人番号登録・変更届または、個人番号登録届出書(連記式)を申請。

メリット
担当者を分けることで特定の労務担当者の業務量を分散できる。

デメリット
担当者をまとめる者が必要。申請業務が1度で終わらない。一定期間の時期をスケジュール管理する必要がある。

②マイナンバーの記載を人の手を介さず、自動化する

この解決方法はCharlotteのようなAPI電子申請(一部)だからこそできる方法です。

◆Charlotteの場合◆
一度もマイナンバーに触れず申請を行うことが可能です。

これは民間企業が提供している”マイナンバーサービス”と自動連携する事で実現するサービスです。
例えば、株式会社オービックビジネスコンサルタント様が提供している「奉行Edgeマイナンバークラウド」があります。

このサービスで実現する嬉しいポイントが4つあります。
①マイナンバー管理者だけに限定される申請が誰でも社会保険電子申請担当者なら申請ができる
②マイナンバーがあるため、出社しないといけない環境をつくらない(自宅でも申請ができる)
③マイナンバーの漏洩紛失の心配がない
④マイナンバー台帳の作成が不要


+αポイント1
マイナンバー管理者(MN管理)機能

マイナンバーを社内システムなどで連携できない場合でも、マイナンバー管理者(MN管理)機能を利用する事で、 マイナンバールーム以外での業務が可能です。
マイナンバー閲覧権限のない担当者にはマイナンバーが非表示となります。

Charlotte画面1

Charlotte画面2

メリット
マイナンバーに一度も触れず運用ができるなら担当者を選ばず安心して申請業務を任せられる
1度の申請で業務が完了する。

デメリット
API電子申請の契約に別途費用が発生

マイナンバーがあるから・・・とマイナンバーの事務取扱担当者の業務を圧迫させるのではなく、社会保険電子申請業のストレスを軽減させる運用方法をこの時期に見直してみてはいかがでしょうか。

3. マイナンバーを記載(届け出)すると不要になる添付書類

運用が手間と感じるマイナンバーですが、実は良いこともあるんです。

<令和3年8月1日から> ※1 補足

マイナンバーを届けている方は、今まで必要だった被保険者の年齢を確認する書類として「運転免許証や住民票の写し」等の提出が省略可能
対象となる申請書:高年齢雇用継続給付受給資格確認票・(初回)高年齢雇用継続支給申請書

<以前から>
マイナンバーの記載(届済み)の方は「収入に関する証明や住民票」等の提出が省略可能
※ 健康保険組合によって添付書類必須のところもあります。所属している健康保険組合にお問い合わせください。
対象となる申請書:健康保険 被扶養者(異動)届

マイナンバーは関与していませんが、令和3年8月1日から、添付書類の提出が省略が可能となる手続きがあります。

<令和3年8月1日から> ※1 補足

通帳やキャッシュカード等(払渡希望金融機関確認書類)の写しが不要となります。
※ 手書きで申請書を作成する場合は、引き続き必要となります。
対象となる申請書:
・高年齢雇用継続給付受給資格確認票・(初回)高年齢雇用継続支給申請書
・育児休業給付金受給資格確認票・(初回)育児休業給付金申請書
・介護休業給付金支給申請書

※1 補足
「事前に」申請を行っていないと適用されないのか疑問に思い、電子申請事務センターに確認しました。
(該当申請書内でマイナンバーを「一緒」に申請を行っても添付書類が不要となるのか?)
パンフレットや通達以外の細かい運用については、まだ指示がおりてきていないため回答ができないとのことでした。
詳細が分かり次第、追記しようと思います。
(2021年7月26日現在)

電子申請事務センターに再確認した所、申請書内にマイナンバーを記載した場合も添付書類が不要となるそうです。
(2021年8月2日現在)

<豆知識>
マイナンバー提出済み一覧をハローワークからいただけます
「事業所別被保険者台帳」と呼ばれる一覧でマイナンバー提出済みのほかにも情報が掲載されていますが、マイナンバー登録の有り無しの記載がされた一覧表を入手可能です。
社会保険手続き申請が落ち着いている時期にまだマイナンバー申請が完了していない従業員を整理し、申請を行っておくと、手続きによっては従業員から回収しないといけない資料等の添付を省略できるため、業務負担が軽減されると思います。

まとめ

手続きにマイナンバーの記載が必要になると通達が出た当初は、運用面で大きな負担となると感じました。
ですが、マイナンバーの提出で添付書類の省略が可能になるメリットなど今後も手続きの簡略化が進められると思います。

ただ、現状ほとんどの企業ではマイナンバーの取り扱いに困っているところも多いと聞きます。

そこで私がおススメしたいのは、Charlotteのマイナンバー自動連携オプションです。
このオプションサービスは、言ってしまえば「マイナンバー利用の手間が削減できる」ということです。

この先、マイナンバーの活用は拡大することが予想されますので、運用体制を整えることをおススメします。

社会保険労務士法人アールワン 様
東京都千代田区麹町1-3 ニッセイ半蔵門ビル3F
TEL 03-5215-1361 / FAX 03-5215-1381
契約社数約140社(2020年4月時点)
スタッフ数12名
ホームページ: https://www.office-r1.jp/

Charlotte(シャーロット)とは

社会保険・労働保険の電子申請を
効率よく簡単におこなえるソリューションです。

2017年6月、行政手続コストを削減するため、厚生労働省は特定の法人に対して社会保険・労働保険に関する一部の手続きにおいて電子申請を義務化すると発表。2020年4月1日以降に開始する特定の事業者の事業年度から、電子申請の義務化が適用されます。

※ 資本金などの額が1億円を超える法人、相互会社、投資法人、特定目的会社が対象

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※「Charlotte」の開発会社である株式会社ユー・エス・イーは社会保険システム連絡協議会に加盟しています。
「社会保険システム連絡協議会」とは、総務省行政管理局及び厚生労働省等と、社会保険・労働保険関係手続きの電子申請が可能なソフトウェアを開発・販売・サポートする社会保険システム業界との窓口として、相互の事務連絡、情報交換及び協議等の円滑化を図り、社会保険行政の円滑な執行に資することを目的とした団体です。

※ 総務省 e-Gov最終結合試験合格
総務省の最終試験は、民間事業者が開発したソフトウェアを使用してe-Gov電子申請システムが正常作動確認することを目的としております。民間事業者が開発したソフトウェアの正常動作の確認を目的とするものではありません。

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