1. 年末調整とは何か？

会社から支払われる毎月の給与から源泉徴収税額表に基づき、所得税が控除されています。
しかし、徴収した所得税の合計額は、給与の支払を受ける人の年間の給与総額について納めなければならない年税額と
一致しないことがほとんどです。
原因として、年の途中の給与の変動、扶養控除となる家族の数の変動、生命保険料や地震保険料の控除などがあげられます。

不一致となっている所得税を清算するため、1年間の給与総額が確定する年末にその年に納める税額を正しく計算し、それまでに徴収した所得税の過不足の確認を行います。
その差額を徴収または還付し精算するのが、「年末調整」となります。

2. 控除される所得税の仕組み

給与所得から基礎控除、扶養控除、社会保険料などを引き最終的な所得に対して所得税率をかけて算出します。
（住宅ローンの控除が可能な方は算出した年税額から住宅ローン控除額を直接引いて年税額が確定します）

3. 年末調整で従業員から提出してもらう必要な書類

必要な書類は以下の通りです。

• 給与所得者の扶養控除申告書
• 給与所得者の基礎控除申告書・配偶者控除申告書・所得金額調整控除申告書
• 給与所得者の保険料控除申告書
  → 地震保険、生命保険、小規模共済などの控除証明書、住宅ローン控除申告書を添付して提出してください。

4. 年末調整の対象とならない方

＜対象とならない主な方＞

• • 給与収入が2,000万円以上の方
  • 2か所以上の会社から給与の支給を受けている方
  • 非居住者（日本に住んでいない方）
  • 年の途中で退職し、新たな就業先で12月までに給与の支払いを受けない方
    ※詳しくは下記にて参照ください（年末調整のしかた　国税庁）
    https://www.nta.go.jp/publication/pamph/gensen/nencho2023/pdf/03.pdf

注意点として、年末調整の対象外の方は確定申告を行う必要があります。

5. 年末調整後に行う業務について

ここからは年末調整が終わった後、労務担当者が行う業務について解説します。
手順としては以下の業務が発生します。
① 源泉徴収票を従業員へ配布
② 給与支払報告書の提出
③ 給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表の提出

① 源泉徴収票を従業員へ配布

対応期日：年末調整を反映した給与支給日に配布
その年の最終給与支給に合わせて、源泉徴収票を従業員に配布します。
年末調整を行わなかった方、給与以外に収入がある方については、確定申告が必要となり、配布された源泉徴収票
が申告の際に必要となります。

② 給与支払報告書の提出

対応期日：毎年1月中に提出が必要
給与支払報告書は、前述のとおり市区町村が住民税の計算するための基となる書類で、各従業員の居住地である
それぞれの市区町村に提出を行います。記載する内容は源泉徴収票とほとんど同じです。

③ 給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表の提出

対応期日：毎年1月中に提出が必要
法定調書合計表の給与所得の源泉徴収票欄に給与の支払いの総額や源泉徴収税額を記載し、税務署に提出を行います。
提出の際、源泉徴収票の添付が必要となる方は下記です。

■ 源泉徴収票の添付が必要となる方

＜年末調整したもの＞
a. 法人の役員（現に役員でなくても、その年中に役員であった者を含む）は、その年中の給与等の支払金額が150万円を超えるもの。
b. 弁護士、司法書士、税理士等については、その年中の給与等の支払金額が250万円を超えるもの。
c. 上記aとb以外の方でその年中の給与等の支払金額が500万円を超えるもの。

＜年末調整しなかったもの＞
d. 「給与所得者の扶養控除等申告書」を提出した方で、その年中に退職した方、災害により被害を受けたため給与所得に対する所得税および復興特別所得税の源泉徴収の猶予を受けた方は、その年中の給与等の支払金額が250万円を超えるもの。
e. 「給与所得者の扶養控除等申告書」を提出した方で、その年中の給与等の金額が2,000万円を超え、年末調整をしなかったもの。
f. 「給与所得者の扶養控除等申告書」を提出しなかった方（給与所得の源泉徴収税額表の月額表または日額表の乙欄、丙欄の適用者）

6. 電子で提出が可能な申告書、控除証明書

また、年末調整に関しては、現在、電子データでの提出が認められております。
電子で提出が可能な申告書、控除証明書は下記です。

＜年末調整申告書関係＞
① 扶養控除等申告書
② 配偶者控除等申告書
③ 基礎控除等申告書
④ 所得金額調整控除申告書
⑤ 保険料控除申告書
⑥ 住宅ローン控除申告書

＜控除証明等関係＞
① 保険料控除証明書
生命保険料（新・旧）、個人年金保険料（新・旧）、介護医療保険料、地震保険料、社会保険料、小規模企業共済等掛金が対象
② 住宅借入金等を有する場合の所得税額の特別控除証明書
③ 年末残高証明書（金融機関発行のもの）

年末調整のシステムを使用すれば、従業員が年末調整の申告書一式と控除証明書のデータを添付して会社に提出することが可能です。

提出後は給与ソフトと連携することで、労務担当者の年末調整のデータ入力が不要となりますので、申告書を紙で受取り、データ入力を行っていた時と比較すると大幅に業務を圧縮することが可能です。

7. 控除証明書の保管方法

給与所得者の扶養控除等申告書等の提出を受けた企業は、その申告書等の提出期限の属する年の翌年1月10日の翌日から7年間保存する必要があります。

電子データで提出された申告書・証明書はデータを原本として保管することが可能となるため、書類として保管は不要となります。
保険料の控除証明書が紙の原本で提出された場合、紙の原本の保管または原本確認後データ化（スキャンなど）した物を保管する必要があります。

＜注意点＞
保管は、原本または、労務担当者（企業）が原本をデータ化すれば問題はありません。

8. 令和6年度から「住民税の特別徴収税額の通知」に変更がある

令和6年度からは、住民税の特別徴収税額の通知を電子データで受け取るか、紙の通知書で受け取るか選択が可能となります。
（eLTAXを使用して給与支払報告書を提出する際に、受取方法を選択します。）

通知書（PDFデータ）の受取はeLTAXにて受取り、社内システムやメール等で従業員に配布します。
（2024年3月までに市町村に申し出れば、受取方法の変更が可能です）

従来紙で受け取っていた際は、封筒に入れて送付するか直接渡す選択肢しかなかったため、手間とコストがかかっていましたが、電子データでの受取りを希望した場合、社内システムやメール等で配布が可能となります。

給与支払報告書や住民税の切替届出（給与所得者異動届出書）の対応は労務担当者の負担が大きい業務となるため、業務の圧縮が期待できます。

まとめ

ここ2年から3年の間で電子化の波を強く感じるようになりました。

労務担当者の仕事は、従業員の入社・退職といった手続き業務だけでなく、年末調整など税金の部分の業務も抱えており、負担も大きいです。しかし、システム導入することで、業務時間や労力を削減できるツールが多く揃っています。

例年、紙での提出となっている会社は、システムの導入を検討されてみてはいかがでしょうか。