労働保険の申請件数が多く、アナログ作業では限界に

西川様　社会保険・労働保険業務を始めとする人事労務は、主に本店の2名が担当しています。2020年4月の電子申請義務化までは紙ベースで社会保険・労働保険の申請を行ってきました。

藤本様　当時、特に大変だったのは高年齢雇用継続給付の支給申請です。当組合では対象者が多く、2か月に1回約200人の申請をしなければなりません。本人から提出された受給資格確認票などを担当者がチェックするのに2人がかりで1週間、さらに上司の決裁でもほぼ同様のチェックを行っていたため、課内の業務負荷は相当大きなものでした。

その後、電子申請義務化直後は「e-Gov」を使おうと試みましたが、紙ベースのとき以上の負担を感じていたのが正直なところです。一件一件、申請画面に手入力しなければなりませんし、電子証明書の関係で「e-Gov」を使えるPCが限られているため、本人に入力した申請画面をわざわざ印刷して人事課の担当者が確認する、という無駄も発生。結局50件ほどで断念し、紙ベースの運用に戻らざるをえませんでした。

その他の申請でも同様に、電子化対応によってむしろ作業時間と業務負荷が増大してしまっていたんです。

川滝様　そうした中、別途進めていた給与計算システムの移行に合わせ、社会保険・労働保険の電子申請システムを導入することに。移行先であるOBC「給与奉行」 と連携性のある電子申請システムを複数比較した結果、最終的にサービス内容を始めとするコストパフォーマンスに優れた「Charlotte」を選びました。

Excelに慣れていればCSV運用も◎、表記の自動調整が便利

藤本様　「Charlotte」運用開始時はまだ「給与奉行」への移行前であったため、従来使っていた「Compass-JA」（JA向け基幹システム）からデータ出力し、CSVを「Charlotte」にインポートする形で運用していました。一度データを取り込んでしまえばボタンひとつで申請できるので、かなり楽になりましたね。機能や画面もシンプルで、誰でも簡単に使いこなせるなと感じました。

また「e-Gov」では原因不明のエラーではじかれるケースが多々ありましたが、「Charlotte」では原因はもちろん、対処法まで明示してくれるので非常に作業がしやすくなりました。はじめは「ちゃんと申請できるかな」という不安もありましたが、使い始めてすぐに払拭されました。

樽見様　ただ、私たちがあまりITが得意ではないこともあり、Compass-JAからCSVデータを出力して、Charlotteに取り込むためにCSVデータを加工する必要がありましたが、その作業にはやや時間がかかりました。とはいえ、細かな表記調整は「Charlotte」で自動対応してくれるので（日付のスラッシュや郵便番号、電話番号のハイフンの自動削除、半角カナを全角カナへ自動変換など）、Excel操作に慣れている方であれば、CSVを使った運用でも問題はないかなと思います。

脱・手入力で作業時間を50%以上削減、業務的にも精神的にも余裕が生まれた

樽見様　「給与奉行」と連携して活用するようになってからは「Charlotte」本来の力がさらに発揮されたと感じます。
現在の運用では、連携ツール「Charlotte Tools」上で手続きの種類と対象の従業員を選択し、出力ボタンを押すだけで、「給与奉行」内のデータから申請情報が自動記入され、簡易なチェックだけで申請できるようになりました。手入力がほぼなくなった結果、紙で申請を行っていたときには2人で1週間かかっていた高年齢雇用継続給付支給申請が、今では1人で2日で完了するようになり、単純計算で作業時間を半分以上削減できました。

さらに、以前は申請の何週間も前から書類の回収やチェックをしたり、申請時には半日かけてハローワークへ出向いたりしていましたので、これらの作業時間もすべて短縮できたと考えると、実質的な効率化の効果はもっと大きいと思います。

藤本様　こうした業務効率化によって、業務的にも精神的にも余裕ができたのは率直にうれしいですね。以前は「高年齢雇用継続給付支給申請のタイミングでは絶対に休めない」という雰囲気が課内にあったのですが、今では職員が無理せず休めるようになりました。

料金内の電話サポート、法改正の勉強会などサービス面も満足

藤本様　そのほか、サービス面でも「Charlotte」を使っていてよかったなと感じるシーンはたくさんあります。中でも、通常料金内で電話サポートに対応してもらえるのはとても頼もしいです。特に導入時にはコールセンターをよく利用させていただき、初歩的な問い合わせにも丁寧に答えていただいて心強く感じました。

樽見様　法改正に的確に対応できるのも大きな利点だと思います。システムで自動対応してもらえるだけでなく、ユー・エス・イー主催のオンライン勉強会で実務対応を確認できるので、年々複雑化する法制度にもキャッチアップしていきやすいなと感じますね。

一度に50件以上の申請がある組織は、ぜひ電子申請システムの導入を

川滝様　今後は、公文書の電子送付サービス「Charlotte POST」も活用し、さらに業務効率化を推進していきたいと考えます。例えば、現在では高年齢雇用継続給付の支払決定通知書を200人分すべて印刷し、23の支店ごとに仕分けしたのち、本人へ交付しています。この一連の工程を「Charlotte POST」で丸ごと削減できれば、それだけで半日分の業務時間を創出できる見込みです。郵送コストの削減も期待できますし、ヒューマンエラーによる誤送付のリスクを解消できるのも大きいです。

西川様　これから当組合と同様に電子申請に対応していくJAは多いかと思いますが、一度の申請件数が50件を超える場合には、「Charlotte」などの電子申請システムの導入を検討してみてほしいと思います。特に「給与奉行」と「Charlotte」のように、連携性のあるシステムをセットで運用できると本当にメリットが大きいので、ぜひおすすめしたいですね。