導入事例

香川県農業協同組合 様

香川県農業協同組合(JA香川県)は、県内の農業振興を通じ、組合員である生産者はもとより、地域住民が豊かな暮らしを送れるよう、地域に根差したさまざまな事業活動を展開。先進的な取り組みを行ってきた同JAの新たなチャレンジは、社会保険・労働保険の電子申請。その柱となるツールとして「Charlotte」をどう活用しているのかを伺いました。

更新日:2022年11月21日

【導入事例】香川県農業協同組合

約200件の申請をわずか2日で完了
カギは給与計算システムとの連携性

香川県農業協同組合様は、県内の農業振興を通じ、組合員である生産者はもとより、地域住民が豊かな暮らしを送れるよう、地域に根差したさまざまな事業活動を展開しています。各県下でJAの統合が進む中、いち早く立ち上がった“県単一のJA”。それが「JA香川県」です。

そうした先進的な取り組みを行ってきた同JAの新たなチャレンジは、社会保険・労働保険の電子申請。その柱となるツールとして「Charlotte」をどう活用しているのかを伺いました。

人事部 人事課 課長 西川 誠 様
人事部 人事課 川滝 貴子 様
人事部 人事課 藤本 愛子 様
人事部 人事課 樽見 有加里 様


JA香川県様 ウェブサイト

労働保険の申請件数が多く、アナログ作業では限界に

西川様 社会保険・労働保険業務を始めとする人事労務は、主に本店の2名が担当しています。2020年4月の電子申請義務化までは紙ベースで社会保険・労働保険の申請を行ってきました。

藤本様 当時、特に大変だったのは高年齢雇用継続給付の支給申請です。当組合では対象者が多く、2か月に1回約200人の申請をしなければなりません。本人から提出された受給資格確認票などを担当者がチェックするのに2人がかりで1週間、さらに上司の決裁でもほぼ同様のチェックを行っていたため、課内の業務負荷は相当大きなものでした。

その後、電子申請義務化直後は「e-Gov」を使おうと試みましたが、紙ベースのとき以上の負担を感じていたのが正直なところです。一件一件、申請画面に手入力しなければなりませんし、電子証明書の関係で「e-Gov」を使えるPCが限られているため、本人に入力した申請画面をわざわざ印刷して人事課の担当者が確認する、という無駄も発生。結局50件ほどで断念し、紙ベースの運用に戻らざるをえませんでした

その他の申請でも同様に、電子化対応によってむしろ作業時間と業務負荷が増大してしまっていたんです。

川滝様 そうした中、別途進めていた給与計算システムの移行に合わせ、社会保険・労働保険の電子申請システムを導入することに。移行先であるOBC「給与奉行」 と連携性のある電子申請システムを複数比較した結果、最終的にサービス内容を始めとするコストパフォーマンスに優れた「Charlotte」を選びました

Excelに慣れていればCSV運用も◎、表記の自動調整が便利

藤本様 「Charlotte」運用開始時はまだ「給与奉行」への移行前であったため、従来使っていた「Compass-JA」(JA向け基幹システム)からデータ出力し、CSVを「Charlotte」にインポートする形で運用していました。一度データを取り込んでしまえばボタンひとつで申請できるので、かなり楽になりましたね。機能や画面もシンプルで、誰でも簡単に使いこなせるなと感じました。

また「e-Gov」では原因不明のエラーではじかれるケースが多々ありましたが、「Charlotte」では原因はもちろん、対処法まで明示してくれるので非常に作業がしやすくなりました。はじめは「ちゃんと申請できるかな」という不安もありましたが、使い始めてすぐに払拭されました。

樽見様 ただ、私たちがあまりITが得意ではないこともあり、Compass-JAからCSVデータを出力して、Charlotteに取り込むためにCSVデータを加工する必要がありましたが、その作業にはやや時間がかかりました。とはいえ、細かな表記調整は「Charlotte」で自動対応してくれるので(日付のスラッシュや郵便番号、電話番号のハイフンの自動削除、半角カナを全角カナへ自動変換など)、Excel操作に慣れている方であれば、CSVを使った運用でも問題はないかなと思います。

脱・手入力で作業時間を50%以上削減、業務的にも精神的にも余裕が生まれた

樽見様 「給与奉行」と連携して活用するようになってからは「Charlotte」本来の力がさらに発揮されたと感じます。
現在の運用では、連携ツール「Charlotte Tools」上で手続きの種類と対象の従業員を選択し、出力ボタンを押すだけで、「給与奉行」内のデータから申請情報が自動記入され、簡易なチェックだけで申請できるようになりました。手入力がほぼなくなった結果、紙で申請を行っていたときには2人で1週間かかっていた高年齢雇用継続給付支給申請が、今では1人で2日で完了するようになり、単純計算で作業時間を半分以上削減できました。

さらに、以前は申請の何週間も前から書類の回収やチェックをしたり、申請時には半日かけてハローワークへ出向いたりしていましたので、これらの作業時間もすべて短縮できたと考えると、実質的な効率化の効果はもっと大きいと思います。

藤本様 こうした業務効率化によって、業務的にも精神的にも余裕ができたのは率直にうれしいですね。以前は「高年齢雇用継続給付支給申請のタイミングでは絶対に休めない」という雰囲気が課内にあったのですが、今では職員が無理せず休めるようになりました。

料金内の電話サポート、法改正の勉強会などサービス面も満足

藤本様 そのほか、サービス面でも「Charlotte」を使っていてよかったなと感じるシーンはたくさんあります。中でも、通常料金内で電話サポートに対応してもらえるのはとても頼もしいです。特に導入時にはコールセンターをよく利用させていただき、初歩的な問い合わせにも丁寧に答えていただいて心強く感じました。

樽見様 法改正に的確に対応できるのも大きな利点だと思います。システムで自動対応してもらえるだけでなく、ユー・エス・イー主催のオンライン勉強会で実務対応を確認できるので、年々複雑化する法制度にもキャッチアップしていきやすいなと感じますね。

一度に50件以上の申請がある組織は、ぜひ電子申請システムの導入を

川滝様 今後は、公文書の電子送付サービス「Charlotte POST」も活用し、さらに業務効率化を推進していきたいと考えます。例えば、現在では高年齢雇用継続給付の支払決定通知書を200人分すべて印刷し、23の支店ごとに仕分けしたのち、本人へ交付しています。この一連の工程を「Charlotte POST」で丸ごと削減できれば、それだけで半日分の業務時間を創出できる見込みです。郵送コストの削減も期待できますし、ヒューマンエラーによる誤送付のリスクを解消できるのも大きいです。

西川様 これから当組合と同様に電子申請に対応していくJAは多いかと思いますが、一度の申請件数が50件を超える場合には、「Charlotte」などの電子申請システムの導入を検討してみてほしいと思います。特に「給与奉行」と「Charlotte」のように、連携性のあるシステムをセットで運用できると本当にメリットが大きいので、ぜひおすすめしたいですね。

Charlotteは、人事労務のDX化と働き方改革にも大きく貢献

今回のインタビューでは、「社会保険の申請業務の変化に対応できて助かった!」と感動していただいているお姿が印象的でした。

当初、Charlotteと既存システム(Compass-JA)との組み合わせのご利用でも大きな効率化を感じたとおっしゃっていましたが、「給与奉行」とのシステム連携に変更したことで、「本当に簡単で便利になった」と、文章では表現しきれないほど喜んでいただいたりと、インタビューの際に大変うれしく感じたことが忘れられません。

この事例をご覧いただきました皆様にも、ぜひ「本当に簡単で便利な電子申請」をご体験いただければと思います。

※「給与奉行®」は、株式会社オービックビジネスコンサルタントの登録商標です。

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受付時間:平日 9:00〜17:00
株式会社ユー・エス・イー Charlotte(シャーロット)推進室

※「Charlotte」はユー・エス・イーの登録商標です。(登録商標第5980282号)

※「Charlotte」の開発会社である株式会社ユー・エス・イーは社会保険システム連絡協議会に加盟しています。
「社会保険システム連絡協議会」とは、総務省行政管理局及び厚生労働省等と、社会保険・労働保険関係手続きの電子申請が可能なソフトウェアを開発・販売・サポートする社会保険システム業界との窓口として、相互の事務連絡、情報交換及び協議等の円滑化を図り、社会保険行政の円滑な執行に資することを目的とした団体です。

※ 総務省 e-Gov最終結合試験合格
総務省の最終試験は、民間事業者が開発したソフトウェアを使用してe-Gov電子申請システムが正常作動確認することを目的としております。民間事業者が開発したソフトウェアの正常動作の確認を目的とするものではありません。

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