1. 退職理由ごとに添付書類が異なる

離職票（交付あり）の場合、表1の書類が必須です。

表1

※ 照合省略の承認を受けている場合、上記表内の赤字書類は添付不要となります。

電子申請の場合

◆e-Govの場合◆
上記の添付書類に加えて、添付書類の数だけ電子証明書の添付が必須です。
そのため、退職理由によっては電子証明書を2回以上添付を行うことが必要です。

電子証明書の取り扱いについて気を付けなければならないのが複数人が操作できるパソコンで保管をしてしまうことです。
電子証明書は会社印と同じ効力を持ちますので、取り扱いには厳重な注意が必要となります。

◆Charlotte（シャーロット）の場合◆
申請の都度必要な電子証明書の添付が自動で添付されます。
※ 電子証明書は一度取得いただいた後、安全に使用できるように、ログイン時のみ必要な「Charlotteキー」に変換させた上で申請を行っていただきます。

＋αポイント1
退職理由ごとに必要な添付書類のガイダンスが確認できます。
「あれ、どんな書類を添付するんだっけ？」「退職理由がイレギュラー……」等、申請時にガイダンスを確認すれば、ハローワークへの問い合わせや新規労務担当者の手続き教育の手間を削減することも可能な場合があります。

Charlotte画面1

＋αポイント2
私が思う最大のポイントはCharlotte独自の機能「自動添付機能」を使えば、都度、就業規則を必要なときに添付しなくても申請が可能になる点です。
非常に便利です。

2. 窓口申請と電子申請では添付書類の添付方法が異なる

電子申請の場合

添付書類はスマホで撮った写真を添付いただいても問題ありません。
例えば、母子手帳を添付したい場合、被保険者がスマホで写真を撮り、労務担当者へ送る。
労務担当者はそのデータのまま、添付申請が可能です。

◆e-Govの場合◆
添付ファイルを提出する際は、以下の手順が必須です。

①添付ファイルを添付する際、「書類名」を記載
②ファイルを選び、添付
③電子証明書の添付
④添付書類を複数添付する場合は、画面を遷移し、①②③の繰り返し

上記④のように添付書類が2つある場合、2回この作業を行うことになります。
私は「雪だるま式」と勝手に命名しています。

e-Gov画面1

◆Charlotte（シャーロット）の場合◆
離職票を申請する画面と同じページに必要な添付書類をすべて添付することが可能です。

Charlotte画面2

＋αポイント3
他にCharlotteならではの便利機能として複数被保険者の添付書類を一括で添付できる機能があります。
社員番号に紐付き、フォルダ内の添付書類が自動で添付されるので楽々です。
添付の作業時間がほとんどかからないため、作業効率が向上します。

Charlotte画面3

e-gov電子申請をしていたときと比べて、書類添付の作業時間だけでも50～60％の作業時間が短縮できました。

まとめ

退職理由によっては揃えないといけない添付書類が様々あります。
こんなことを耳にします。「必要な添付書類を色々な所からの収集するのが大変だ……」。
あらかじめ何を添付するべきかを知っておくことで、さらに時間をかけずにムダなく作業効率を上げることができます。

次回は退職理由ごとの離職票の入力方法についてお伝えし、より申請がスムーズなるようご案内します。

東京都千代田区麹町1-3 ニッセイ半蔵門ビル3F
TEL 03-5215-1361 / FAX 03-5215-1381
契約社数約140社（2020年4月時点）
スタッフ数12名
ホームページ: https://www.office-r1.jp/