プロが教える！ 電子申請導入のポイント
第41回
就労証明書の様式が全国統一！
どのように労務担当者の仕事が変わる？
- ＃就労証明書
- ＃保育園入所対応
- ＃労務担当者の負担軽減
ここがポイント！
- 就労証明書の様式が統一
- マイナポータルから入所申込みを行う際に添付書類として就労証明書を提出可能
※自治体によってはマイナポータルから提出できない場合があります。提出先の自治体HPをご確認ください
社会保険労務士法人アールワンの西嶋です。
従業員のお子様が保育園・学童の入所申込みを行う際に必要となる「就労証明書」の様式が、今まで従業員の住んでいる市区町村によって様式が異なっていたのですが、全国で統一されました。
就労証明書が統一される前は、就労証明書は全国の市区町村ごとに様式が異なり、記入の内容・ルールも違いました。
会社の労務担当者が作成する際は、従業員から紙の様式が送付されて手書きで作成をしたり、記入方法の確認などで時間を要することが多く、労務担当者にとって負担が大きい業務となっていたことと思います。
様式の統一は、多くの労務担当者の業務短縮に繋がると感じています。
今回は「就労証明書の統一された様式」についてお伝えします。
1.就労証明書とは？
会社が従業員の就労状況を証明するもの、それが「就労証明書」です。
※ 会社が作成を行います。
就労証明書の用途
① 従業員のお子様の保育園・学童の入所申込みを行う場合
保育園や学童に入所する際、入所が必要な状況にあるのかの審査を受け、入所の可否が決まります。
両親が共働きで、日中家で子供の面倒を看る人がいないことなどを証明するのが就労証明書となります。
② 外国人従業員の就労ビザ更新を行う場合
外国人従業員が就労ビザの申請をしたり、在留期間の更新をしたりする際、就労している証明として就労証明書が必要となります。
2. 就労証明書の新様式
令和5年10月から就労証明書の様式が全国統一となります。
様式が統一されるメリット
業務時間の短縮が可能！
① 従業員の住んでいる市区町村から申請様式をわざわざ取り寄せる必要がなくなります。
② 市区町村ごとに若干異なっていた記入内容とルールがなくなるため、作業の標準化が実現します。
マイナポータル（ぴったりサービス）から統一様式の就労証明書のダウンロード（Excel形式）が可能です。
※ 既存の各市区町村ごとの就労証明書の様式は廃止となり、統一様式は2024年4月度入所から利用が可能です。
こども家庭庁「令和６年度入所分の就労証明書提出について」令和5年9月1日（p.1）
https://www.cfa.go.jp/assets/contents/node/basic_page/field_ref_resources/e4b817c9-5282-4ccc-b0d5-ce15d7b5018c/3ceda661/20230904_policies_hoiku_30.pdf
新様式イメージ
記入内容がシンプルになり、わかりやすい様式となっています。
今後のデジタル庁の動きに関して、マイナポータルはさらに便利に手続きができるようになると、株式会社ユー・エス・イーからコメントをいただきました。
従業員から依頼を受けたり、従業員へ書類を送信したり、従業員とのやり取りを簡単にできる「Charlotte POST EE」があります。従業員は依頼をチャット形式で簡単にでき、労務担当者はメール・電話・社内イントラなど連絡方法が煩雑にならずひとつにまとめて管理できます。
詳細はサービスページでご確認ください。
https://use-charlotte.jp/charlotte-post-ee/
今後、以下の機能を追加予定とのことです。
- 従業員から就労証明書作成の依頼をされた時、従業員が記載する箇所を埋めた状態で労務担当者へ依頼ができる
- 人事給与システムから取り出せるデータを使っての申請書作成が可能になる
そうなるとさらに労務担当者は業務負担が軽減されるなと感じました。期待できますね。
まとめ
労務担当者は、労働保険や社会保険の手続きだけでなく、就労証明書の作成など多くの業務を抱えています。
そんな状況を知っているからこそ、今回の統一様式の話は非常に嬉しかったです。
手続きや書類の作成のIT化が、今後より進んでいきます。新たな情報がありましたら、都度お伝えしていきます。
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