導入事例
飯能信用金庫 様
飯能信用金庫は、2021年に70周年を迎えた老舗の信用金庫です。
埼玉県西部、東京都多摩区を中心に地域密着で事業を展開し、事業のさらなる拡張に向けた業務効率化の一環として、
このたび「Charlotte」による社会保険業務の電子化を推進。導入によってDXはどのように進んだのかを伺いました。
【導入事例】飯能信用金庫
「予約機能」で計画的な作業が可能に
業務量平準化とペーパーレス化で負担軽減
飯能信用金庫は、2021年に70周年を迎えた老舗の信用金庫です。埼玉県西部、東京都多摩区を中心に地域密着で事業を展開し、板橋区や杉並区にも支店の新設をするなどエリアの拡大を図っています。事業のさらなる拡張に向けた業務効率化の一環として、このたび「Charlotte」による社会保険業務の電子化を推進。導入によってDXはどのように進んだのかを伺いました。
複写式書類の作成など、業務負担の大きい手書き作業に課題感
当金庫では創立70周年を機に、働き方や業務フローを刷新しようという機運が高まっています。特に2020年の電子申請義務化やコロナ禍以降、電子化・業務効率化が加速しました。業態的に紙の資料を扱う場面は多いものの、稟議や会議資料など、できるところからペーパーレス化して業務改革を進めています。
紙ベースで行ってきた業務の中でも、社会保険関係の申請にはとりわけ強い課題感を持っていました。申請書の大半は手書きで記入していたため、月額変更届など記入が煩雑な書類の作成にはかなりの時間がかかっており、書き損じてしまうこともしばしば。また社会保険の申請書に多い4枚複写、6枚複写の書類は強い筆圧で手書きしなければならず、書類を作るだけでも一苦労です。担当者からは「社会では電子化が進んでいるのに、私は何に苦しんでいるんだろう」という声まで上がってきていました。そうした折、先述した電子申請義務化の法改正があり「これを機に今こそ変わるべきだ」と電子化に踏み切りました。
紙ベースの申請と比べて圧倒的にラク!導入の大きな決め手に
Charlotte導入のきっかけは、当金庫が利用している人事給与システムのベンダー(システムバンク株式会社様)から紹介されたことでした。
電子化しても「雇用保険関係の電子申請では一件一件手入力しなければならないものもあり、紙での作業とあまり業務負担が変わらないと感じる」というお話を聞いたことがあり、電子化をする際、「これほど手間がかかるなら紙のままのほうがよかった」とならないよう、手間のかからないシステムまた、使いこなすまでに慣れが不要なものを探していました。
そこで、Charlotteが健康保険組合への電子申請義務化3手続きを無償で利用できる「Kenpo Basic」を提供していることを知り、まずはトライアルとして利用し始めました。実際に使ってみると紙ベースの作業申請と比べて圧倒的にラクだったため、より幅広い申請業務を電子化してみようと、Charlotteの本格導入にいたりました。
被保険者賞与支払届の作業を手隙時間に完了!予約機能で自動送信
現在は健康保険組合の電子申請のほか、複数の社会保険関係の電子申請にCharlotteを活用しています。まだ電子化できていない申請書もありますが、少しずつ無理のない範囲で電子化を進めているところです。
率直な感想として、Charlotteはとても使いやすいと思いますね。導入はスムーズに進みましたし、運用にあたってもマニュアルが読みやすく、直感的に操作できます。初めて触った担当者も1時間足らずでいくつかの申請作業を終わらせられたのには驚きました。今後人事異動があったとしても、後任への引き継ぎはほとんどいらないのではないでしょうか。
特に重宝しているのが「予約機能」です。被保険者賞与支払届など提出期間が限定される申請であっても、前もってCSVのアップロードまで行え、予約したタイミングで自動提出できるのがよいですね。また、当金庫では高年齢雇用継続給付の申請でも予約機能を活用しています。受給者の利便性を考え、支給日が大きく前後しないよう手続きしているのですが、その作業も手隙時間を使って効率よく進められるようになりました。
そして、最大の導入成果は、業務負担の平準化です。当金庫では毎月21日が給与支給日であるため、15日前後は給与計算作業に忙殺されてしまいます。そのタイミングで賞与や高年齢雇用継続基本給付金の申請業務が被ってしまうと、導入前は文字どおり目の回るような状況でした。Charlotte導入以後は、予約機能のおかげでこれら申請業務を月初のうちに済ませておけるようになり、負担を分散できています。
操作に迷った際には、Charlotteのサポートセンターも大いに活用させていただいています。初期設定時には手取り足取り教えてくださいましたし、運用開始後にちょっとしたミスをしてしまったときも、丁寧に対処していただきました。そもそも入力がわかりやすく、間違いづらい仕様にはなっていますが、万が一ミスをしてしまった際にも親身になってサポートいただけるのは安心ですね。
ペーパーレス化で繁忙期のハローワーク訪問もほぼ不要になった
もちろん、ペーパーレス化による作業負担の軽減効果も見逃せません。書類の整理や保管にあまり頭を悩ませなくなりましたし、書類の提出や受け取りのためにハローワークに行くことも滅多になくなりました。「繁忙期にはなかなかハローワークまで行けない」「提出書類が多いせいでその日のうちに手続きを終えられず、翌日も足を運ばなければならない」といったストレスから解放されたのは大きいですね。ペーパーレス化は環境負荷低減の側面からも意義があるのではないかと感じます。
Charlotteの活用の幅を広げ、金庫内のDXを推進したい
今後はCharlotteの利用シーンを広げ、さらにペーパーレス化を推し進めていきたいと考えています。わかりやすいところでは、育児休業給付金の申請にも予約機能を使って、スケジュール管理をしやすくしたいですね。そのほかの申請についても、順次電子化を進めていければと思います。
そのほか、公文書の電子送付サービス「Charlotte POST」も興味深いです。紙ベースの通知書などを郵送することなく、被保険者自身がコンビニで印刷できるようになるとのことで、業務負担軽減やミス防止につながるのではないかと思っています。
Charlotteの導入によって一部の業務は紙から電子になりましたが、まだまだアナログな業務は残っています。Charlotteをきっかけに金庫内の他の業務も電子化し、DXに向けて一歩一歩前進していきたいです。
電子申請の導入後、さらにどのような効果が得られるのかを追求
今回のインタビューを通じて、飯能信用金庫様のCharlotte導入後の立ち上がりの速さに驚かされました。
お客様は今回、Charlotteの研修などを受けておらず、マニュアルを見ただけで手軽に申請書を作成できたということを話されており、「電子申請はできて当たり前、どのようなプラスアルファを得られるのか」を日々考えているというお話が印象的でした。
現在、Charlotteではテキストベースのマニュアルのみですが、今後は動画マニュアルに力を入れていき、さらにわかりやすくする予定があります。
この事例をご覧いただきました皆様にも、ぜひ「次の一手」を打つための現状の改善にChalrotteをご利用いただければと思います。
総務省推進のASPIC「ASP・SaaS安全・信頼性に係る情報開示認定制度」を取得しています。
認定年月日:2021年2月10日 認定番号:第0245-2102号
デジタル庁 e-Gov最終確認試験合格
デジタル庁の最終確認試験は、民間事業者が開発したソフトウェアを使用してe-Gov電子申請サービスが正常動作確認することを目的としております。民間事業者が開発したソフトウェアの正常動作の確認を目的とするものではありません。
「Charlotte」の開発会社である株式会社ユー・エス・イーは社会保険システム連絡協議会の幹事会社です。
「社会保険システム連絡協議会」とは、総務省行政管理局及び厚生労働省等と、社会保険・労働保険関係手続きの電子申請が可能なソフトウェアを開発・販売・サポートする社会保険システム業界との窓口として、相互の事務連絡、情報交換及び協議等の円滑化を図り、社会保険行政の円滑な執行に資することを目的とした団体です。
「Charlotte」の開発会社である株式会社ユー・エス・イーは税務システム連絡協議会の加盟会社です。
「税務システム連絡協議会」は、税務・会計に関するシステム・ソフトウェアに携わる企業を対象として作られた、税務行政の効率化・省力化とともに納税者の利便性の向上を図り、税務行政のICT化に寄与し、適正な申告納税制度の確立に努めることを目的とした集まりです。1994年に設立され、2022年3月末時点において、税務及び財務関連システムを開発・販売・サポートとする企業33社が加盟しています。
※「Charlotte」は株式会社ユー・エス・イーの登録商標です。(登録商標第5980282号)
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