複写式書類の作成など、業務負担の大きい手書き作業に課題感

当金庫では創立70周年を機に、働き方や業務フローを刷新しようという機運が高まっています。特に2020年の電子申請義務化やコロナ禍以降、電子化・業務効率化が加速しました。業態的に紙の資料を扱う場面は多いものの、稟議や会議資料など、できるところからペーパーレス化して業務改革を進めています。

紙ベースで行ってきた業務の中でも、社会保険関係の申請にはとりわけ強い課題感を持っていました。申請書の大半は手書きで記入していたため、月額変更届など記入が煩雑な書類の作成にはかなりの時間がかかっており、書き損じてしまうこともしばしば。また社会保険の申請書に多い4枚複写、6枚複写の書類は強い筆圧で手書きしなければならず、書類を作るだけでも一苦労です。担当者からは「社会では電子化が進んでいるのに、私は何に苦しんでいるんだろう」という声まで上がってきていました。そうした折、先述した電子申請義務化の法改正があり「これを機に今こそ変わるべきだ」と電子化に踏み切りました。

紙ベースの申請と比べて圧倒的にラク！導入の大きな決め手に

Charlotte導入のきっかけは、当金庫が利用している人事給与システムのベンダー（システムバンク株式会社様）から紹介されたことでした。

電子化しても「雇用保険関係の電子申請では一件一件手入力しなければならないものもあり、紙での作業とあまり業務負担が変わらないと感じる」というお話を聞いたことがあり、電子化をする際、「これほど手間がかかるなら紙のままのほうがよかった」とならないよう、手間のかからないシステムまた、使いこなすまでに慣れが不要なものを探していました。

そこで、Charlotteが健康保険組合への電子申請義務化3手続きを無償で利用できる「Kenpo Basic」を提供していることを知り、まずはトライアルとして利用し始めました。実際に使ってみると紙ベースの作業申請と比べて圧倒的にラクだったため、より幅広い申請業務を電子化してみようと、Charlotteの本格導入にいたりました。

被保険者賞与支払届の作業を手隙時間に完了！予約機能で自動送信

現在は健康保険組合の電子申請のほか、複数の社会保険関係の電子申請にCharlotteを活用しています。まだ電子化できていない申請書もありますが、少しずつ無理のない範囲で電子化を進めているところです。

率直な感想として、Charlotteはとても使いやすいと思いますね。導入はスムーズに進みましたし、運用にあたってもマニュアルが読みやすく、直感的に操作できます。初めて触った担当者も1時間足らずでいくつかの申請作業を終わらせられたのには驚きました。今後人事異動があったとしても、後任への引き継ぎはほとんどいらないのではないでしょうか。

特に重宝しているのが「予約機能」です。被保険者賞与支払届など提出期間が限定される申請であっても、前もってCSVのアップロードまで行え、予約したタイミングで自動提出できるのがよいですね。また、当金庫では高年齢雇用継続給付の申請でも予約機能を活用しています。受給者の利便性を考え、支給日が大きく前後しないよう手続きしているのですが、その作業も手隙時間を使って効率よく進められるようになりました。

そして、最大の導入成果は、業務負担の平準化です。当金庫では毎月21日が給与支給日であるため、15日前後は給与計算作業に忙殺されてしまいます。そのタイミングで賞与や高年齢雇用継続基本給付金の申請業務が被ってしまうと、導入前は文字どおり目の回るような状況でした。Charlotte導入以後は、予約機能のおかげでこれら申請業務を月初のうちに済ませておけるようになり、負担を分散できています。

操作に迷った際には、Charlotteのサポートセンターも大いに活用させていただいています。初期設定時には手取り足取り教えてくださいましたし、運用開始後にちょっとしたミスをしてしまったときも、丁寧に対処していただきました。そもそも入力がわかりやすく、間違いづらい仕様にはなっていますが、万が一ミスをしてしまった際にも親身になってサポートいただけるのは安心ですね。

ペーパーレス化で繁忙期のハローワーク訪問もほぼ不要になった

もちろん、ペーパーレス化による作業負担の軽減効果も見逃せません。書類の整理や保管にあまり頭を悩ませなくなりましたし、書類の提出や受け取りのためにハローワークに行くことも滅多になくなりました。「繁忙期にはなかなかハローワークまで行けない」「提出書類が多いせいでその日のうちに手続きを終えられず、翌日も足を運ばなければならない」といったストレスから解放されたのは大きいですね。ペーパーレス化は環境負荷低減の側面からも意義があるのではないかと感じます。

Charlotteの活用の幅を広げ、金庫内のDXを推進したい

今後はCharlotteの利用シーンを広げ、さらにペーパーレス化を推し進めていきたいと考えています。わかりやすいところでは、育児休業給付金の申請にも予約機能を使って、スケジュール管理をしやすくしたいですね。そのほかの申請についても、順次電子化を進めていければと思います。

そのほか、公文書の電子送付サービス「Charlotte POST」も興味深いです。紙ベースの通知書などを郵送することなく、被保険者自身がコンビニで印刷できるようになるとのことで、業務負担軽減やミス防止につながるのではないかと思っています。

Charlotteの導入によって一部の業務は紙から電子になりましたが、まだまだアナログな業務は残っています。Charlotteをきっかけに金庫内の他の業務も電子化し、DXに向けて一歩一歩前進していきたいです。