プロが教える! 電子申請導入のポイント

第21回
36協定と就業規則を電子申請で行ってみました!
e-GovとCharlotte 36plusの違いって何?
やはり電子申請は負荷軽減を後押してくれる存在となりました。

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公開日:2022年4月11日

ここがポイント!

  • e-GovとCharlotte 36plus、2種類の電子申請方法を比較
  • 本社一括申請と単一事業場申請、2種類の電子申請方法を比較
  • 今後、電子申請での届出が主流となる

社会保険労務士法人アールワンの西嶋です。

すでに、第19回コラム(36協定)第20回コラム(就業規則)で、36協定と就業規則についてお話しました。

このたび、Charlotte(シャーロット)から労使協定の届出ができる電子申請サービス「Charlotte 36plus(サブロク プラス)」が提供されたと聞き、早速利用してみました。
今までは郵送かe-Gov電子申請のみでの対応でしたので、果たしてCharlotte(シャーロット)ではどのような使用感になるのか非常に楽しみでした。

詳細は以下からご確認ください。
Charlotte 36plus

今回は36協定と就業規則の届出を電子申請で行った私の感想を以下2点の観点からお伝えします。
e-Gov電子申請とCharlotte 36plus電子申請を行った感想
②Charlotte 36plus電子申請で本社一括申請と単一事業場申請を行った感想

目次

  1. 1. Charlotte 36plusを利用し、電子申請を行ってみました
  2. 2. 今後はどんどん電子申請での届出が主流になります

1. Charlotte 36plusを利用し、電子申請を行ってみました

①e-Gov電子申請とCharlotte 36plus電子申請を行った感想

実際に私が以下2種類の電子申請を行いました。
・時間外労働・休日労働に関する協定届(各事業場単位による届出)
・就業規則(変更)届 (各事業場単位による届出)

e-Gov電子申請 Charlotte 36plus電子申請
1 会社情報(住所、労働保険番号など)
事業所登録済みでも、届出書作成時は都度、一から入力が必要 事前に登録しておけば、届出書作成の度に入力する手間が不要
2 申請画面・レイアウト
入力画面が大きすぎるので、縦横にスクロールする必要がある。全体を表示させるため画面を縮小すると、全体的に文字が小さくなるため、入力しずらい 入力箇所が色分けされているため、パッと見て、入力箇所が分かりやすい

e-Gov画面1

Charlotte画面1

e-Gov電子申請 Charlotte 36plus電子申請
3 就業規則届>添付書類について
添付資料画面のみ 必要な添付書類をアシストしてくれる
(添付漏れや慣れない届出も安心です)

②Charlotte 36plus電子申請で本社一括申請と単一事業場申請を行った感想

個人的な意見ですが、申請を行う事業場が、10事業場以下であれば単一事業申請で「自動振り分け」機能を使った方が便利でした。
※Charlotte 36plusで単一事業場申請の場合のみ、「自動振り分け」機能がご利用いただけます。
理由は、協定届に関する質問等が労働基準監督署から連絡があるという観点です。
例えば、20事業場の申請を行う想定でお話しいたします。
20事業場をまとめて本社一括申請を行った場合、本社管轄の労働基準監督署(1箇所)のみから連絡がありますが、
単一事業場申請を行った場合、各事業場を管轄する労働基準監督署(最大20箇所)から連絡があるということです。

ですが、本社一括申請を行う際、私が危惧するのは、日本年金機構が提供している「一括届出事業場一覧作成ツール」のバージョンアップに伴う影響です。以前、バージョンアップが走った際、従前バーションで作成したCSVファイルが使用できない・・と、とても困った経験があります。またこのような事象が発生するとは限りませんが、行政ではこのような実務担当者が困る事象が発生します。

Charlotte 36plusには、「自動振り分け」機能の他に「申請データ作成の手間削減」という嬉しい機能がありました。
毎年1回の届出ですが、0から届出書を作成しなくてもいいのであればとても助かりますよね。

  • 昨年届出を行った情報を読み込み、届出書作成ができる
  • 支店の届出書作成は1つ原本となる届出書を複製すれば、届出書作成ができる ※ Charlotte画面2

Charlotte画面2

このように、届出データを流用することも可能ですので、届出の手間を軽減することが可能です。
申請完了までに掛かる時間が従来の半分ほどに削減できました。
Charlotte 36plusは、届出時の負荷軽減、申請誤りを防いでくれる仕様になっているため、届出業務担当者にとって優しい作りとなっているのではないでしょうか?

2. 今後はどんどん電子申請での届出が主流となります。

当社での36協定・就業規則の届出は、電子申請で行う割合が80%近くになりました。

電子申請だけに適応されている、「本社一括申請」や36協定では、2021年4月から協定届への労使の「署名・押印が廃止」※1 ※2、就業規則では、2021年4月から労働者代表(労働組合代表)の意見書への「労働者代表の署名・押印が廃止」など、どんどん届出の効率化が図れるようになってきました。
※1 署名・押印は廃止されましたが、労使での協定書の締結は必要となりますので注意が必要です。
※2 協定届が協定書も兼ねるのであれば、署名・押印が必要です。

電子申請は、コスト(郵送、窓口に出向く時間)が発生しない点が大きなメリットです。
さらに、一番安心なのは役所の窓口が閉まっても電子申請であれば、いつでも届出が可能という点です。
(2022年4月からは、ほとんど電子申請での届出となりそうです)

36協定の更新手続きは余裕をもって進行していくのが恒例ですが、協定の内容決定と締結に時間がかかり、労働基準監督署への届出がギリギリになることもあります。
協定の更新日が4月1日で協定の締結が3月31日となった場合、直ぐに届出を行わないといけなくなります。
(36協定は労働基準監督署に届出をして効力が発生します)
そんな時、電子申請であれば協定を締結した3月31日中に届出を行えば、公文書も3月31日受付の押印マークが入って発行されます。

電子申請は、業務効率化以外でも上記のような安心があります。

まとめ

4月になると36協定の更新や就業規則届の手続きが多く発生する時期となります。
そんな時、電子申請に移行することは労務担当者の負担軽減につながります。
今年はCharlotte 36plusという強い味方がいますので、安心かつ早く届出ができそうです。

社会保険労務士法人アールワン 様
東京都千代田区麹町1-3 ニッセイ半蔵門ビル3F
TEL 03-5215-1361 / FAX 03-5215-1381
契約社数約140社(2020年4月時点)
スタッフ数12名
ホームページ: https://www.office-r1.jp/

Charlotte(シャーロット)とは

社会保険・労働保険の電子申請を
効率よく簡単におこなえるソリューションです。

2017年6月、行政手続コストを削減するため、厚生労働省は特定の法人に対して社会保険・労働保険に関する一部の手続きにおいて電子申請を義務化すると発表。2020年4月1日以降に開始する特定の事業者の事業年度から、電子申請の義務化が適用されます。

※ 資本金などの額が1億円を超える法人、相互会社、投資法人、特定目的会社が対象

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株式会社ユー・エス・イー Charlotte(シャーロット)推進室

※「Charlotte」はユー・エス・イーの登録商標です。(登録商標第5980282号)

※「Charlotte」の開発会社である株式会社ユー・エス・イーは社会保険システム連絡協議会に加盟しています。
「社会保険システム連絡協議会」とは、総務省行政管理局及び厚生労働省等と、社会保険・労働保険関係手続きの電子申請が可能なソフトウェアを開発・販売・サポートする社会保険システム業界との窓口として、相互の事務連絡、情報交換及び協議等の円滑化を図り、社会保険行政の円滑な執行に資することを目的とした団体です。

※ 総務省 e-Gov最終結合試験合格
総務省の最終試験は、民間事業者が開発したソフトウェアを使用してe-Gov電子申請システムが正常作動確認することを目的としております。民間事業者が開発したソフトウェアの正常動作の確認を目的とするものではありません。

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