紙ベースの申請と公文書配布の手間
労務業務の負担増に限界を感じる

伊澤様
私達が所属する人事部 給与厚生グループでは、社会保険や雇用保険の申請などを行っています。グループ全従業員の手続きを当部署で担っていますが、従来はそのほとんどを紙ベースで行っていたのです。特に負担が大きかったのは、申請後に発行される公文書の配布です。
例えば、年度末には700人分の離職票を準備しなければならず、封入作業には4人がかりで1週間を要していました。封筒の宛名を確認し、誤送付を防ぐためのダブルチェックも必要でした。こうした作業が年間を通じて発生し、本来の業務に集中できない状況でした。

秋本様
当時は社会保険の申請業務も煩雑でした。社会保険の申請データをCD-ROMに保存し、年金事務所や健保組合に持参する必要がありました。万が一、不備が見つかれば修正して再訪問しなければならず、担当者は大きな負担を強いられていました…。
さらに、法改正があるたびに申請フォーマットが変更されることも業務負担の要因の一つです。新しい書類を確認したり、社内調整を行ったりしなければならず、通常業務と並行して対応するのは容易ではありませんでした。

伊澤様
そうしたなか、社内の各部署ではDX推進の動きが加速していました。私たちの業務もそろそろデジタル化を進めるべきではないか？ という意識が高まり始めたのです。DX推進の流れはあったものの、実際には日々の業務に追われ、なかなか実現に至っていませんでした。

公文書配布をワンクリックで完結できることが
「Charlotte」導入の決め手に

秋本様
本格的に電子化を進める必要性が生じたのは、2020年4月から社会保険の電子申請が義務化されることになったのがきっかけでした。もともと社内でもDX推進の流れがありましたが、いよいよ電子申請への移行は避けられない状況になったのです。
一方、私達のなかでは、単に申請業務のデジタル化だけでは不十分と感じていました。公文書配布まで一貫して効率化できる仕組みが必要だと感じていたのです。
なぜなら、従来は申請完了後に発行される公文書を手作業で封入し、従業員ごとに郵送していたためです。数百人分の宛名を確認し、誤送付を防ぐためのダブルチェックを行う——これだけで数日かかることもありましたから。
したがって、電子申請を導入するならば、公文書配布の負担も同時に解決しなければ意味がないと考えていました。

伊澤様
いくつかのシステムを比較検討するなかで、検討に挙がったのが「Charlotte」です。特に「Charlotte POST」の自動配布機能は大きな決め手になりました。
「Charlotte」では、電子申請が完了するとボタン一つで公文書を自動的に従業員へ配布できます。これなら、封入・発送作業が不要になり、ヒューマンエラーのリスクも大幅に軽減できると感じました。
もう一つ、重要だったのは法改正への対応のしやすさです。社会保険や労務関連の制度は頻繁に変更があり、申請フォーマットが変わることも珍しくありません。従来は、新しいフォーマットに対応するために、社内で調査し、システムを改修する手間が発生していました。しかし、「Charlotte」では法改正があるとシステム側で自動的に対応してくれるため、担当者の負担が大幅に軽減されると感じました。

秋本様
一方、導入時には「果たして従業員がCharlottePOSTをスムーズに使いこなせるか？」という懸念もありました。しかし、ユー・エス・イー担当者の協力で従業員向けのYouTube動画を提供し、サポート体制を整えました。そのおかげで大きな混乱もなく移行できましたので、とても頼りになりました。

公文書の封入・発送作業時間がゼロに
電子申請と書類配布の自動化で大幅な業務効率化を実現

杉本様
「Charlotte」を導入したことで、業務負担が大幅に軽減されました。特に、雇用保険の申請業務や公文書の配布において、その効果を強く実感しています。以前は、ピーク時には2人体制で1週間かけていた雇用保険の申請準備が、「Charlotte」の電子申請により不要になりました。今では申請データを作成し、システムにアップロードするだけで完結するため、手作業が一切発生しません。
また、ハローワークや年金事務所への書類を持参する必要がなくなったことも大きなメリットです。電子申請に切り替えたことで物理的な移動時間が削減されましたし、書類に不備があった場合もシステム上ですぐに訂正できるので、業務全体の流れがスムーズになりました。

平畑様
公文書の封入・郵送作業がゼロになったことも、非常に大きな変化ですね。また、「Charlotte POST」を使えば、従業員ごとに内容の異なる社内書類もZipファイルにまとめて一括アップロードすれば、ボタン一つで確実に従業員へ配布できるようになりました。
従業員のメールアドレスや住所を探す手間がなくなり、個人情報管理の面でも優れていると思います。以前は誤送付を起こさないためにダブルチェックをするなど慎重に対応していたため、精神的な負担も大きかったのですが、そうした負担も減ったことで他の業務に集中できるようになりました。

伊澤様
法改正への対応が自動化されたことで、最新のルールに即座に適応できるようになったのも大きな成果です。以前は、申請フォーマットの変更があるたびに社内で調査を行い、対応方法を検討する必要があったのです。しかし、「Charlotte」ではシステム側で自動的にアップデートされるため、情報収集に費やす負担が減り、業務に専念できるようになりました。
また、部署内の業務効率化以外にも従業員からの反応も良いと感じています。以前は、郵送のタイミングによっては書類を受け取るまでに時間がかかることがありましたが、今ではスマホやPCから即座に確認できます。従業員から『すぐに書類をダウンロードできるのが便利』という声も多く、電子化のメリットを実感しています。

さらなる業務効率化へ。
電子化の浸透と活用範囲の拡大を目指す

志岐様
「Charlotte」を導入したことで、業務効率は大幅に向上しましたが、すべての課題が解決したわけではありません。
例えば、「Charlotte POST」をまだ活用しきれていない従業員がいることも課題として挙げられます。全社に向けて使い方の案内はしているものの、従業員によっては利用頻度が低いことからパスワードを忘れてしまうなど、問い合わせが発生するケースも少なくありません。
その背景には「Charlotte POST」で配布している書類の種類が限られていることも影響していると考えています。雇用保険関連の通知書などは電子配布に移行しましたが、福利厚生関連の書類など、まだ紙で運用しているものもあります。
今後、配布対象を広げることで従業員の利用頻度を高め、結果的に問い合わせ対応の負担も減らせるのではないかと考えています。

秋本様
被扶養者の異動届など、現在も紙で提出している手続きの電子化も今後の課題ですね。社会保険や雇用保険の手続きが電子化されたとはいえ、一部の書類は依然として紙での提出が必要な状況です。「Charlotte」の機能をさらに活用し、社内のデジタル化を一層進めていきたいと考えています。
このように、「Charlotte」の導入によって、申請業務や公文書配布の負担は大きく軽減されましたが、まだまだ業務改善ができる部分は多く存在します。特に労務DXを成功させるには、単にシステムを導入するだけでは不十分で、いかに社内で定着させ活用範囲を広げるかが鍵になると感じています。
これからも「Charlotte」を活用しながら、より効率的な労務管理を目指していきたいです。その実現のためにも、従業員への周知を強化するとともに、社内の他の業務にも応用できる部分がないか検討していきたいです。そうした意味でも、ユー・エス・イー担当者にはさらなるサポートを期待しています。