1. 法改正の背景と目的

労働安全衛生法に基づく報告義務は、労働者の安全確保や健康管理を目的とし、事業者が労働者の被災状況や健康状態を定期的に報告するものです。

しかし、これまでの報告では、多くの企業が書面で提出しており、デジタル化が進んでいませんでした。書面による報告は手続きの煩雑さや記入ミスが発生しやすく、行政側でも集計に時間がかかるなどの課題が浮き彫りになりました。
電子申請の義務化が進められる背景には、こうした課題の解消と業務の効率化を目的とした動きがあります。

2025年1月1日からは、報告数が多く、かつ重要な労働安全衛生関連の一部報告について、電子申請が義務化されることが決定しています。

これにより、行政側が迅速に対応することが可能となり、労働者の安全が一層強化されることが期待されています。

電子申請利用で企業が得られるメリット

2025年からの電子申請義務化によって、企業にとってさまざまなメリットが期待されています。従来の書面による申請では、書類作成や郵送、誤記入・記入漏れの修正などに多くの手間と時間がかかっていました。

しかし、電子申請の導入により、これらの過程が大幅に効率化されます。

1. 手続きの効率化

電子申請を活用することで、事業者は手続きの進行をスムーズに行うことが可能となります。

申請書類のデジタル化により、書類の作成・提出がオンラインで完結し、物理的な郵送や書類の受け取りを待つ必要がなくなります。これにより、業務負担が大幅に軽減されると同時に、申請の遅延リスクも減少します。

2. 申請内容のミス削減とデータの精度向上

電子申請では、入力欄に自動的なエラーチェック機能が組み込まれていることが多く、書面で発生しやすかった誤記入や記入漏れが防止されます。

誤記入や記入漏れが防止されることで、修正作業や再申請の必要がなくなり、事業者側の業務効率も向上します。

さらに、提出されたデータはそのまま行政システムに反映され、集計や分析が迅速に行えるようになります。

3. いつでもどこでも申請が可能

書類を郵送する場合、役所の営業時間に合わせて対応する必要がありましたが、電子申請を利用すれば24時間365日いつでも申請が可能です。

時間に縛られないことにより企業は、繁忙期や業務時間に左右されず、時間を有効に活用することができます。

電子申請の義務化に伴い、これらのメリットを活かすことで、企業は業務の効率化を図り、よりスムーズな運営が可能となるでしょう。

2. 原則義務化される電子申請一覧

2025年1月1日から施行される労働安全衛生法の改正により、表1の電子申請が原則として義務化されます。

電子申請が原則として義務化される報告書類の一覧は、事業者が労働者の安全と健康を守るために欠かせない重要なものが含まれています。

表1

原則義務化される電子申請一覧
労働者死傷病報告
総括安全衛生管理者/安全管理者/衛生管理者/産業医の選任報告
健康診断結果報告
心理的な負担の程度を把握するための検査結果等報告書
有害な業務に係る歯科健康診断結果報告
有機溶剤等健康診断結果報告
じん肺健康管理実施状況報告

参照：厚生労働省「安全衛生に関する申請・届出について（労働安全衛生関係の一部の手続の電子申請が義務化されます）」（PDF）

今回の法改正により、表1の報告書類が電子申請の義務対象となりますが、今後さらにデジタル化が進むことで、電子申請が義務化される書類が増えることが予想されます。

義務化される報告書類以外にも、すでに電子申請が可能な書類はいくつか存在しています。これらの書類についても、義務化される前に積極的に電子申請を活用しておくことをお勧めします。

3. デジタル化に向けて企業が押さえておくべきポイント

電子申請義務化に対応のため、企業は以下のようなポイントを押さえておきましょう。

1. 余裕を持って電子申請作業を行うこと

書面申請同様に、電子申請でも提出期限までに必ず提出する必要があります。

しかし、電子申請は、書面提出時とは異なりシステムの不具合やアクセス集中などスムーズに申請を行えない場合があります。
電子申請であっても、遅れは許されない場合が多いため、システムの予約申請を使うなどして、余裕を持って申請に関する準備をしておきましょう。

2. アカウントの事前準備

電子申請を初めて行う場合、アカウント作成やシステムへの登録が必要です。これには一定の時間がかかるため、申請の締め切りに迫ってから準備を始めると、手続きが間に合わなくなる可能性があります。早めの登録・準備が推奨されます。

3. システム操作ミスの防止

電子申請システムの操作に慣れていない担当者の場合、入力ミスや操作の誤りが発生する可能性があります。これにより、申請が受理されなかったり、不備が生じたりすることがあるため、担当者に対する適切な手順書や社員研修を行いましょう。

4. 書面提出との併用に注意

一部の経過措置として書面提出が認められるケースもありますが、これに頼りすぎると、将来的な完全電子化に遅れる可能性があります。企業としては、できる限り早く電子申請への対応を進め、最終的な義務化に備えることが望ましいです。

これらのポイントを押さえて、企業はスムーズに電子申請義務化へ対応できるように準備を進めることが求められます。

まとめ

以上、2025年1月1日から義務化される労働安全衛生法に基づく電子申請について解説しました。

電子申請の義務化により、企業は書類作成の効率化や申請ミスの削減といったメリットを享受できる一方、申請手続きに遅れがないよう、事前準備や操作ミスの防止といった対応も求められます。

デジタル化が進む中で、企業は法令に則した対応をしっかりと進め、労働者の安全を守る体制を強化することが重要です。