1. 大企業の労務担当者を悩ませる3つの負担要因

大企業の労務担当者を悩ませる業務負担の増加には、「業務の集中」「法改正への対応」「働き方の制限」という3つの要因があります。それぞれの内容を詳しく見ていきましょう。

■労務担当者の業務負担の3要因

業務負担の要因1：業務の集中

労務担当者を悩ませる業務負担の要因のひとつが、各種手続きの集中です。

入退社の手続き、異動や身上変更に伴う処理、育休の取得・復職対応、高年齢雇用継続給付の申請、年度更新、算定基礎届など、労務担当者が対応すべき業務は多岐にわたります。

中でも、高年齢雇用継続給付は、労働者の勤怠状況や賃金額によって毎月支給可否が変わるため、大企業では数千件単位の処理が発生することも。不支給となった際は従業員からの問い合わせ対応も必要で、労務担当者の負担は非常に大きくなります。

さらに、年度更新や算定基礎届の提出が重なる6～7月や、入退社手続きが集中する4月には、業務量が一気に膨れ上がり、いわゆる「山積み状態」が常態化することも少なくありません。

また、派遣業や小売業といった従業員の出入りが激しい業界では、入退社が常に発生するため手続き件数も膨大で、労務担当者の負担の重さはより深刻です。

業務負担の要因2：法改正への対応

労務担当者の業務負担を大きくしている要因として、頻繁な法改正と、それに伴う従業員対応の煩雑さも挙げられます。近年は法改正が続き、従来の手続き業務に加えて、対応すべき事項が増加しています。

例えば、2022年の育児・介護休業法（育休法）改正では、従業員への制度説明が義務化され、産休・育休の申請が発生する前の段階からのサポートが必要になりました。

さらに、2025年の育休法改正では、説明に加えて意向聴取も義務化され、子供が3歳になる前のタイミングも対象に追加されました。

このように、法改正のたびに制度内容を正確に理解・反映する必要があり、それだけでも相当な時間と工数がかかります。さらに、申請内容の差し戻しや社内からの問い合わせも増えるため、制度変更ごとに対応業務が膨らんでいくのが実情です。

加えて、配偶者の勤務形態や扶養範囲など、従業員からのヒアリング業務も、担当者の悩みの種です。

配偶者が公務員か自営業か、扶養に入る条件を満たすかどうかなど、一人ひとり確認する必要がありますが、従業員自身が制度を十分に理解していないケースも少なくありません。その結果、「記入内容が不十分で再確認が必要」といったやりとりが何度も発生し、労務担当者の負担はさらに増大します。

制度自体は「従業員に優しい方向」へと進化している一方で、その分のしわ寄せがすべて労務担当者に向かい、業務負荷を高めているのが現実です。

育児休業給付金の延長手続きや制度改正の対応については、以下の記事もあわせてご参照ください。

業務負担の要因3：働き方の制限

労務担当者の業務負担を大きくしている要因として、働き方が制限されているということもあります。

電子化が進んだとはいえ、離職票や決定通知など、郵送が前提の業務は依然として残っているのが実情です。また、封入や書類のチェックは人手に頼らざるを得ず、コストがかかる上に、労務担当者がリモートワークを導入しづらい要因にもなっています。

特に離職票の送付では、退職時点で会社メールアドレスが利用できなくなるため、個人のメールアドレスの収集が難しく、紙での郵送という手段を取るケースが多くみられます。企業としても「退職者の個人情報を新たに預かりたくない」「メールが届かなかった場合のリスクが大きい」といった懸念から、デジタル移行に踏み切れない傾向があります。

離職票はマイナポータルでも受け取れるようになりましたが、この方法には課題も多く、利用率はまだ高いとはいえない状況です。

封入ミスは個人情報漏洩に直結するリスクがあるため、ダブルチェックやトリプルチェックといった多重確認が必要となり、工数も大幅に増加します。

このように郵送を前提とする限り、個人情報を持ち出せない観点から在宅勤務での対応は困難であり、リモートワーク導入の大きな制約要因となっています。

加えて、高年齢雇用継続給付や育児休業給付など、従業員の生活に直結する手続きでは、「給付を遅らせてはいけない」という強いプレッシャーが担当者にかかります。

高年齢雇用継続給付の場合、まず「申請手続き」を行わなければ審査が進まず、給付が開始できません。そのため申請のタイミングを逃せないことから、担当者は業務を優先せざるを得ず、休暇が取りにくくなるのです。

さらに、審査後には「決定通知書の配布」が必要ですが、郵送や手渡しといった紙対応が中心であるため、現場での作業が発生します。

このように、申請から通知までの各プロセスにおいて「申請期日を守るための出社」「通知書を紙で扱うための現場作業」が必須となることが、リモートワーク導入を阻害する大きな要因となっています。こうした旧来の運用が、労務担当者の働き方の柔軟性を妨げているのです。

なお、業務負担が積み重なることで、多忙から情報共有が後回しにされたり、業務が特定の担当者に集中したりといったことが起こり、業務が属人化しやすいのも労務の特徴といえます。

2. 労務担当者が疲弊する根本的な理由とは

ここまで見てきたとおり、大企業の労務部門は重なり合った課題を抱えています。「業務の集中」「法改正への対応」「働き方の制限」という、複数の要素が絡み合って、労務担当者を慢性的に疲弊させているのです。

こうした状況を解決するため、労務部門には、業務改善の仕組みや支援サービスの導入が必要とされています。

3. 労務現場の悩みにCharlotteができること

こうした、労務部門が抱えるさまざまな課題の解決をサポートするのが、クラウドサービスのCharlotteです。ここからは、労務担当者の業務負担の3要因に対応するCharlotteの機能と効果を紹介します。

「業務の集中」を改善

労務担当者の業務負担の原因のひとつ「業務の集中」解消に役立つのが、Charlotteに備わった「提出処理を事前に予約できる機能」です。同機能により、繁忙期や連休に業務を集中させることなく、時間に余裕のある時期に前倒しで処理を終えられるため、担当者の負担を平準化できます。

また、e-Gov（デジタル庁が運営する行政ポータルサイト）を通じて電子申請を行う場合、e-Govのサーバ側でエラーチェックが行われるため、エラーがあっても申請してみるまではわかりません。

しかし、Charlotteでは申請前（予約設定前）にエラーチェックが行われ、また人が操作せずとも設定された予約日を見て、自動的に申請が進むため、労務担当者が申請すべき日に作業を行う必要がなくなります。

「期日を守るために出社が必要」「作業が月末、月初に集中する」といった従来の課題を解消し、担当者が安心して休暇を取得できる環境を実現できます。

「法改正への対応」をサポートし、「働き方の制限」も解消

Charlotteは、労務担当者の業務負担の要因である「法改正への対応」をサポートし、「働き方の制限」も解消します。

頻繁な法改正に対して、Charlotteは自動アップデートで対応し、追加費用もかかりません。また、移行期間中は旧書式・新書式のどちらを使っても申請が可能で、労務担当者の状況に合わせて柔軟に運用できます。

働き方の制限としてよく挙げられるのが、マイナンバーの取り扱いです。Charlotteは、申請ボタンを押した後、裏側で自動的にマイナンバーが添付されて行政へ申請が行われるため、担当者がマイナンバーに直接ふれる必要がない点も大きな特徴。これにより、出社をしてマイナンバールームなどで作業することなく、各種手続きを進められるでしょう。

そのほか、Charlotteのサポートセンターは電話・メールの両方に対応しており、労務担当者の目線に立ったサポート体制が整っています。

また、前述のとおり、紙での運用を前提とした離職票や通知書類のやりとりは、リモートワークの導入を妨げ、働き方を制限しています。こうした課題を解決できるのが、公文書をはじめとする各種書類の「送付・回収・周知」をすべて電子化できる、Charlotte POSTです。

Charlotte POSTにより、従業員はPCやスマートフォンから直接書類の確認・提出が可能になります。紙に依存しない仕組みにすることで、工数を大幅に削減できるだけでなく、情報漏洩リスクの低減にもつながります。ミスそのものが発生しにくい仕組みとなっているので、ダブルチェックやトリプルチェックも不要です。

また、Charlotte POSTはメールアドレスが不要なので、離職票を送付するためのメールアドレス収集がネックとなってデジタル移行しにくい、といった課題を解消できます。

なお、Charlotte POSTは住民税決定通知などの公文書のほか、永年勤続表彰状といった公文書以外の「会社から従業員へ」の送付書類、母子健康手帳のコピーのような「従業員から会社へ」の提出書類もカバー。双方向のやりとりを電子化できるのが特徴です。

さらに、手続きの必要な対象者への一斉送信ができ、提出依頼をした書類が誰から回収できているのか・いないのかも、すばやく確認可能。

また、配偶者の勤務形態や扶養範囲など、従業員ごとに確認が必要な情報もアンケート形式で回答できるようになっており、従業員からの問い合わせや個別説明の手間を抑え、スムーズに情報を収集できます。

そのほか、次のような機能も搭載しています。

これらの機能により、従来は労務担当者が行っていた「送付先ごとの手作業での分類」「ファイル名をルールに合わせて手動修正」「過去データの保存と検索」といった面倒な作業をまとめて自動化できます。

Charlotte POSTについて、詳しくはこちらをご覧ください。
Charlotte POST | 労務DXならCharlotte（シャーロット）

4. 「人らしい仕事に専念できる企業を増やす」ために

Charlotteが掲げるビジョンは「人らしい仕事に専念できる企業を増やすこと」。その実現に向け、ユーザーの声を起点に、サービスの進化を続けています。

Charlotteは、サービス開始以来2週間ごとのアップデートを欠かさずに継続しています。ユーザーから寄せられた課題をプロダクトに反映し、現場で本当に役立つ改善を積み重ねてきました。

また、大企業では多くの基幹システムが稼働しています。Charlotteは「マスターデータを保持しない」設計により、既存システムとの二重管理を避け、現場の負担を最小化。CSVアップロードや自動データ取得など、既存システムとの柔軟な連携手段を備え、あらゆる環境にフィットする仕組みを提供しています。

Charlotteの導入はゴールではなく、未来へのスタートライン。労務が「休めない日常」から解放される環境をつくることを目指しています。

これからもユーザーの期待に寄り添い、導入のハードルを下げ、変化に対応できる労務体制づくりを支援していきます。私たちといっしょに、「人らしい働き方を実現する未来へ」と踏み出してみませんか？

5. 【監修社労士より】労務DXで実現する、持続可能な組織運営

労務部門の現場では、制度改正・従業員対応・日常的な手続き業務が重なり、スピードと正確性の両立が常に求められます。一方で、いまだに紙やExcelに依存した運用が続くケースもあり、業務の属人化や長時間労働の要因になっているのが現実です。その結果、従業員への安全配慮義務の履行や、法令遵守の観点でもリスクをはらむ状況に陥りかねません。

Charlotteは、労務部門の定型業務を大幅に効率化し、担当者が本来注力すべき制度設計・働き方の改善・従業員支援といった「付加価値の高い業務」に時間を使える環境づくりを後押しします。

これは単なる業務改善にとどまらず、働きやすい職場づくり、ひいては企業の持続的成長にもつながるものです。今後、属人化や手作業を減らす取り組みは、どの企業においても不可欠なテーマとなっていくでしょう。

なお、労務DXを導入する際は、現場の運用課題だけでなく、将来的な人事戦略の観点も含めて、最適な仕組みを選ぶことが重要です。また、DXの効果を最大限に引き出すため、就業規則や申請フローの整備といった制度面の見直しも合わせて進めてください。

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