1. 【申請時】e-Govで利用できる文字には制限がある

e-Gov電子申請では、申請データに使用できる文字に一定の制限があります。
ただし、ここで整理すべきなのは、

• 利用可能な文字の範囲
• データの文字コード

は別の概念であるという点です。

①利用可能な文字の範囲

e-Govでは、画面入力の仕様上、利用できる文字が定められています。

• 半角英数字・記号
• 第一水準漢字
• 第二水準漢字

までが、利用可能とされており、

• 旧漢字（例：髙・﨑など）
• 外字
• 第三・第四水準漢字

などは使用できません。

そのため、氏名や事業所名に旧漢字が含まれる場合は、電子申請時には代替文字に置き換える必要があるため、住民票記載どおりの文字が使用できない場合があります。

これは「表示上の問題」ではなく、申請システム上の入力制限です。

参照：デジタル庁「e-Gov電子申請_利用規約_使用可能文字」

②文字コードの違い

一方で、申請方法によっては、データの文字コードにも制約があります。
たとえば、CSV添付形式で申請する場合は Shift-JIS（CP932）形式で作成することが前提となるケースがあります。

この場合、

• Shift-JISで表現できない文字は保存時に変換される
• 文字化けやエラーの原因になる

といった問題が発生します。

ここで重要なのは、
「利用可能文字の制限（仕様上の制限）」と「文字コードの制限（データ形式の制限）」
は別の話であるという点です。

実務上の注意点

実務として発生する「旧漢字がエラーになる」のはe-Govの仕様上の文字制限の問題であり、「CSV保存時に文字化けする」のはShift-JISで表現できない文字があるなど、ともに原因は異なります。

申請時に注意すべきなのは、

1. e-Govが受け付ける文字範囲を確認すること
2. CSV提出時はShift-JIS形式で正しく保存できているか確認すること

この2点です。
単に「Unicodeだから大丈夫」「表示できるから問題ない」と考えると、申請段階でエラーになる可能性があります。

なお、Charlotteでは、こうした課題に対応する機能を標準で提供しており、旧漢字などe-Govで利用できない文字については、自動的にe-Govで利用可能な文字に変換（例：髙→高、﨑→崎）を行います。さらにCharlotteではこの変換前後の文字情報をPDF形式の書類として自動添付する機能を備えています。これにより、担当者による修正や補足資料の添付等を行う必要がなくなります。

2. 【申請後】XML公文書が開けない問題

次に「申請後」の話です。
e-Govから交付される公文書は、PDFではなくXML形式で提供されるケースが存在します。

XML公文書で発生する主なトラブル

• XMLがそのまま表示される（タグが並ぶ）
• 画面が真っ白になる
• レイアウトが崩れる
• 文字が正しく表示されない

“表示環境”と“文字コード”による問題

XML公文書は、文字コード（UTF-8等）で記述され、帳票形式で表示するためのスタイルシート（XSL）を参照する構造になっています。

これらを正しく解釈できる環境でないと、

• 見た目が整形されない
• 文字化けが発生する

という現象が起こります。

Edgeの仕様変更により、従来の方法が使えなくなるケースが発生

以前は、Microsoft EdgeのIEモード（Internet Explorerモード）で開くことで正しく表示できるケースが多くありました。
しかし、Edgeの仕様変更により、「IEモード操作が分かりにくくなった」、「環境によってはIEモードが効かない」等の問題が発生し、結果、XML公文書が「開けない」ケースが再び増えています。

3. 公文書を取り扱う上での課題

原因は異なりますが、実務上は共通の問題があります。

• 公文書の確認に時間がかかる
• 担当者のPC環境（企業ポリシー含む）に依存する
• 対応方法が属人化する

特にXML公文書は、保存後の表示においてブラウザや企業のセキュリティ設定の影響を受けやすく、環境依存が発生しやすいという特性があり、“業務効率の低下”に繋がっています。

こうした状況を踏まえ、近年では、e-Govと連携し公文書XMLを人事・労務業務向けに整理・管理できる仕組みが必要となります。

4. XML公文書が開けない問題を運用ごと解消する方法

e-Govの公文書XMLに関する課題は、外部サービスやツールを活用し、まとめて整理するのがおすすめです。

Charlotteでは、こうした課題に対応する機能を標準で提供しており、公文書を取得するとXML公文書は自動的にPDF形式に変換されるため、表示環境を個別に整える必要がなくなります。

また、申請前後の工数を大幅に削減できる点も特長です。
書類回収や申請後の公文書交付といった、これまで手間がかかっていた業務を自動化・デジタル化することで、電子申請全体の運用を効率化できます。

これまで「紙」や「メール」で分散管理されがちだった情報を一元化し、Excelなどでの個別管理を不要にすることで、労務部門の業務を本質的に改善できます。

電子申請の効率化は、単に申請を送信できるかどうかだけで決まるものではありません。

XML公文書や文字仕様といった分かりにくさを業務から切り離し、誰が担当しても同じ品質で対応できる環境を整えることが、結果的に申請業務全体の負担軽減につながります。

Charlotteについて、詳しくはこちらをご覧ください。
Charlotte（シャーロット） – 労務領域の電子申請・業務効率化を支援

まとめ

電子申請における「旧漢字が使えない」「XML公文書が開けない」といった問題は、単なる表示不具合ではなく、システム仕様や提供形式に起因するものです。

そのため、担当者の工夫や一時的な設定変更だけで根本的に解決するのは難しく、運用が属人化しやすいという課題があります。

申請時の文字種制限と、申請後の公文書確認におけるXML特有の扱いづらさは、それぞれ発生する場面も原因も異なります。

しかし実務の現場では、いずれも「確認に時間がかかる」「担当者によって対応が変わる」といった業務負担の増加につながっています。

電子申請の効率化を考える際は、「申請できるか」だけでなく、申請前の書類回収や申請後の公文書管理まで含めて見直すことが重要です。
本来、担当者がブラウザ設定や表示環境に配慮しながら公文書を確認すること自体が、本質的な業務とは言えません。
XMLや文字仕様といった分かりにくさを業務から切り離し、誰が担当しても同じ手順で対応できる環境を整えることが、結果的に人事・労務業務全体の安定運用と効率化につながります。