1. マイナンバー収集の前提ルール

マイナンバーの「収集」とは、従業員から番号の提示を受ける行為だけを指すものではありません。

番号を書類やデータとして手元に置く、保存・管理する意思をもって取得する行為が含まれます。
そのため、紙での提出、Excelへの入力、PDFでの保存なども、いずれも「収集」に該当します。

マイナンバーは、番号法に基づき、税務・社会保険などの個人番号関係事務に限って利用が認められています。

業務上便利だからといって、目的外で収集・利用することは認められていません。
人事・労務担当者は、「なぜこの場面でマイナンバーが必要なのか」を説明できる状態で運用することが求められます。

2. マイナンバー収集時に押さえておきたい注意点

マイナンバーの取り扱いにおいては、誰が個人番号事務を担当するのかを明確にしておくことが重要です。

これは、特定個人情報の安全管理措置に関するガイドラインにおいても触れられている考え方であり、マイナンバーを取り扱う範囲を必要最小限にとどめるための基本的な対応とされています。

実務上は、マイナンバーを収集・管理する担当者以外が、番号情報を長時間保持したり、管理下に置いたりしない体制を整えておく必要があります。

例えば、従業員から提出された書類が、やむを得ず担当者以外の手を経由する場合であっても、その従業員が番号情報を自分の手元に残すことがないよう、速やかに担当者へ引き渡す運用が求められます。

このように、担当者をあらかじめ定めておくことは、情報漏えいリスクの低減だけでなく、社内での取り扱いルールを明確にするうえでも欠かせません。

参照：個人情報保護委員会_特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）

本人確認は「番号確認」と「身元確認」

マイナンバーを収集する際には、本人確認の方法をあらかじめ整理し、社内および従業員に周知しておくことが必要です。

原則として、本人確認は「番号が正しいかを確認する手続き」と「提出者が本人であることを確認する手続き」の二つの要素で構成されます。

番号確認は、マイナンバーが記載された書類によって行われます。一方で、身元確認については、顔写真付きの本人確認書類などを用いることが一般的です。

マイナンバーカードを利用する場合は、1枚で両方の確認が可能ですが、それ以外の書類で番号確認を行う場合には、別途、身元確認書類の提示が必要になる点に注意しましょう。

確認フローが不明確なまま運用されていると、書類の差し戻しや再提出が頻発し、結果として担当者・従業員双方の負担が大きくなります。
事前に確認方法を整理し、周知しておくことが、実務の円滑化につながります。

扶養親族分は従業員本人が収集する

年末調整などの場面では、従業員の扶養親族のマイナンバーが必要になることがあります。

この場合、事業者が直接扶養親族から番号を収集するのではなく、従業員本人を通じて提出を受ける形を取ります。

一見すると、「他人のマイナンバーを取り扱うことになるのではないか」と疑問を持たれることもありますが、ガイドライン上では、「他人」とは自己と同一の世帯に属さない者を指すとされています。

そのため、同一世帯に属する扶養親族のマイナンバーについては、一定の条件のもとで収集が想定されています。

ただし、実務上は、扶養親族分の情報が増えることで、回収状況の把握や確認作業が複雑になりやすい点には注意が必要です。

誰から、どの範囲の情報を、どのように受け取るのかを整理したうえで運用することが重要といえるでしょう。

3. マイナンバー収集業務は想像以上に工数がかかる

実際の現場では、以下のような作業が発生します。

• 提出依頼の連絡
• 未提出者へのフォロー
• 記載内容の確認・差し戻し
• 本人確認書類のチェック
• 保管・アクセス管理

これらを人の目で確認し、手作業で管理する場合、工数だけでなく心理的な負担も大きくなります。

「自分が直接マイナンバーを見ている」という状況そのものが、管理責任の重さにつながるケースもあります。

結果として、人事・労務担当者が本来注力すべき業務に時間を割きづらくなることも少なくありません。

人事・労務業務全体の効率化については、以下の記事も参考になります。

4. 課題をどう解決するか

マイナンバーの収集は、「すべてを人が対応する前提になっていないか」というのが課題です。
マイナンバー業務は、

• 確認する
• 入力する
• 保管・管理する

といった工程に分解できます。

このうち、システムで対応できる部分を切り出すことで、担当者の負担を抑えた運用を検討しやすくなります。

こうした課題に対する一つの方法として、マイナンバー収集・管理を専用ツールで行うという考え方があります。

Charlotteマイナンバーでも、マイナンバーの収集から保管までを一元的に管理できるサービスがあります。
紙やExcelによる管理と比べ、業務フローを整理しやすく、人事・労務担当者の実務負担を軽減しやすい点が特徴です。

特に注目したいのは、担当者がマイナンバーを手入力したり、都度内容を確認したりする運用を避けやすくなる点です。

マイナンバーはシステム上で管理され、申請データと連携されるため、人が番号情報を直接取り扱う場面を最小限に抑えた運用が可能になります。

これにより、

• マイナンバーを人の手で確認・転記する工数の削減
• 情報漏えいリスクを意識する場面の低減
• 業務手順の標準化による属人化防止

といった効果が期待できます。

マイナンバー対応を「担当者の注意力」に依存するのではなく、仕組みで支える運用に移行するという観点から、Charlotteは実務上の選択肢の一つといえるでしょう。

Charlotteマイナンバーについて、詳しくはこちらをご覧ください。
Charlotte マイナンバー | 労務DXならCharlotte（シャーロット）

まとめ

マイナンバー収集業務は、単に「集める」だけでなく、正しいルール理解と継続可能な運用設計が求められる業務です。

ツールを活用することで、法令順守と業務効率化を両立できる可能性があります。

人事・労務担当者自身の負担を軽減し、安心して業務に取り組むためにも、自社に合った運用方法を見直すことが重要です。