1. 給与支払報告書は住民税の基礎になる重要書類

給与支払報告書は、前年に従業員へ支払った給与・賞与額などの情報を、市区町村へ届け出る書類です。

従業員の翌年度の住民税額を決定する重要な情報源となるため、記載内容に誤りがあると従業員の納税額に影響し、問い合わせ対応に追われる可能性もあります。

源泉徴収票と内容が似ているため混同されがちですが、目的と提出先が異なります。(表１)

表１

書類名	提出先	主な目的	提出期限
源泉徴収票	従業員・税務署	従業員の所得税を正しく計算・納付するため	原則、翌年1月末まで （従業員へは1月31日までに交付）
給与支払報告書	従業員の居住する市区町村	従業員の住民税額を算出するため	毎年1月31日まで

退職者や短期間勤務のアルバイトなども含め、給与を支給したすべての人が対象となる点も押さえておきましょう。

給与支払報告書に基づき決定される「住民税の特別徴収」の仕組みについては以下の記事もあわせてご参照ください。

2. 提出すべき書類と対象範囲

給与支払報告書は主に「個人別明細書」と「総括表」で構成されています。

個人別明細書

個人別明細書は、従業員一人ひとりの給与額・所得控除・住所などを記載する書類です。

年末調整結果が反映されるため、源泉徴収票とほぼ同じ内容になりますが、提出先が税務署ではなく、市区町村であることがポイントです。

総括表

総括表は、市区町村ごとに個人別明細書をまとめる際の表紙です。
提出件数や事業所情報を記載します。

提出が必要となるのは、1回でも給与を支払った従業員すべてです。
退職者についても原則提出が必要ですが、年間給与が30万円以下の場合は報告不要とされる自治体もあります。

ただし例外もあるため、提出先の市区町村のルールを確認しておくと安心です。

3. 書き方の基本－年末調整情報を正確に転記する

給与支払報告書の作成は、年末調整の情報が完成しているかどうかで大きく効率が変わります。書き進める前に、以下の書類を手元に揃えておくとスムーズです。

• 扶養控除等（異動）申告書
• 保険料控除申告書
• 基礎控除申告書（兼配偶者控除・所得金額調整控除）
• 年末調整の計算結果（源泉徴収票の控え）
• 社会保険料の控除額

個人別明細書では、まず従業員の氏名・住所・生年月日など、基本情報を記載します。

ここで特に注意したいのが、住所は「翌年1月1日時点の現住所」を記載する必要があるという点です。
年末時点と住所が異なる従業員がいる場合は、必ず確認しましょう。

給与額・社会保険料控除などは源泉徴収票と同一の内容を転記します。
自治体によってマイナンバーの記載欄があるため、最新の様式を必ず使用し、必要項目を漏れなく記載することが大切です。

総括表については、市区町村名・提出人数・事業所情報・担当者連絡先などを記載します。押印の要否も自治体ごとに異なるため、事前確認が必要です。

提出方法 ― 郵送・窓口・電子申告の違い

給与支払報告書の提出方法は、郵送・窓口提出・電子申告の3つです。

• 郵送

  市区町村ごとに個人別明細書を束ね、総括表と合わせて郵送する方式です。
  件数が多い企業では仕分け作業が負担となり、発送先が複数に分かれるため、工数が増える点が悩みになりやすい方法でもあります。

• 窓口提出

  市役所や区役所の窓口へ直接提出する方法です。
  控えに受付印を押してもらえるため、受付票を確実に受け取りたい場合に向いています。

  ただし、担当者が各自治体の窓口へ出向く必要があり、移動時間を考慮したスケジュール調整が求められます。

• 電子申告(eLTAX)

  eLTAXを使えば、給与システムから生成したデータをオンラインで市区町村へ送信できます。
  封入作業や仕分けが不要になるため、紙ベースよりも作業効率が高く、提出漏れの防止にもつながります。
  加えて、近年は電子提出が「選択肢」から「義務」へ変わる企業も増えています。

  具体的には、提出する年の“2年前”に税務署へ提出した給与所得の源泉徴収票が100枚以上だった企業は、電子的手段（eLTAX または光ディスク等）での提出が必須とされています。

  この条件に該当する場合は、紙での提出は選択できないため、事前に電子申告の環境を整備しておくことが欠かせません。

4. 期限を守れない場合のリスク

給与支払報告書の提出期限は毎年1月31日です。

この期限を過ぎると、市区町村から督促や問い合わせが入ることがあり、担当者の業務負担が一気に増えてしまいます。

提出が遅れると、従業員への住民税通知が遅れてしまい、給与天引きのタイミングにも影響する可能性があります。
悪質なケースでは地方税法第317条の7に基づき、一年以下の拘禁刑又は五十万円以下の罰金※1が科される場合もあるため、期日管理は確実に行いましょう。

※1 引用：地方税法（昭和二十五年法律第二百二十六号）-第三百十七条の七

5. 実務負担を軽減するための工夫

電子申告の普及により、従来の紙での処理に比べて作業の流れは整理されつつありますが、それでも入力ミスや確認漏れは起こります。

近年では、年末調整から給与支払報告書の作成・提出までをまとめて管理できるクラウド型サービスも増えており、担当者の事務作業を減らせるようになってきました。

Charlotte-シャーロットにも「Charlotte 年末調整」というサービスがあり、従業員が迷わず入力できる画面設計や、担当者の確認作業を効率化する仕組みが用意されています。

こうしたツールを活用すれば、申告内容の抜け漏れを防ぎつつ、提出までの流れもスムーズに進められます。

まとめ

給与支払報告書は、企業と自治体をつなぐ重要な税関連書類であり、従業員の住民税額に直結する非常に実務的な手続きです。

適切に記載し、期限内に提出することはもちろん、給与システムの活用や電子申告への移行により、担当者の負担を軽くすることも欠かせません。

毎年の作業だからこそ、仕組み化を進めることでミスを減らし、業務全体の効率を高めていくことができます。

2025年以降は電子申告の普及がさらに進むため、自社の運用に合った方法を見直し、よりスムーズな年末年始の実務対応を目指しましょう。